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Loi Sapin 2, qu’est-ce que le questionnaire de contrôle de l’AFA ?

Questionnaire de contrôle de l’AFA, quels enjeux ?

Créée par la loi Sapin II du 9 décembre 2016, l’Agence Française Anticorruption a pour mission d’aider les personnes qui y sont confrontées à prévenir et à détecter les faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics et de favoritisme. La mission de contrôle de l’AFA des entreprises et des acteurs publics s’inscrit dans cet objectif de prévention de la corruption.

Vous souhaitez, dans le cadre de votre mise en conformité à la loi Sapin 2, faciliter l’alimentation et la mise à jour du questionnaire AFA pour le périmètre de votre entreprise? Suivez le guide. 

Questions fréquentes sur le questionnaire de contrôle de l’Agence Française Anti-corruption

Les recommandations de l’AFA sont-elles obligatoires ?

La loi Sapin II prévoit que l’Agence française anticorruption (AFA) « élabore des recommandations destinées à aider les personnes morales de droit public et de droit privé à prévenir et à détecter les faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics et de favoritisme. »

Ces recommandations sont destinées à l’ensemble des personnes morales de droit privé ou de droit public, quels que soient leur taille, leur forme sociale, leur secteur d’activité, leur chiffre d’affaires ou l’importance de leurs effectifs.

Si les recommandations de l’AFA font l’objet d’un avis publié au Journal officiel, elles sont dépourvues de force obligatoire et ne créent pas d’obligation juridique à l’égard de ceux auxquels elles s’adressent. D’autres méthodologies peuvent être employées sous réserve que leur mise en œuvre permette de parvenir à un résultat équivalent au fond.

L’AFA est-elle une autorité administrative indépendante ?

L’Agence française anticorruption n’est pas une autorité administrative indépendante comme l’est l’AMF ou l’ACPR par exemple. Il s’agit d’un service à compétence nationale placé auprès du ministère de la justice et du ministère de l’action et des comptes publics. A titre d’exemple, elle dispose du même statut que TRACFIN.

Quels sont les ministères de tutelle de l’AFA ?

L’AFA est placée auprès du ministère de la justice et du ministère de l’action et des comptes publics.

Quelle est l’articulation entre le PNF et l’AFA ?

Le parquet national financier (PNF) est une autorité judiciaire contrairement à l’AFA qui est une autorité administrative.

Créée par la loi Sapin II du 9 décembre 2016, l’AFA a pour mission d’aider les personnes qui y sont confrontées à prévenir et à détecter les faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics et de favoritisme. La mission de contrôle de l’AFA des entreprises et des acteurs publics s’inscrit dans cet objectif de prévention de la corruption.

Le Parquet national financier (PNF), créé par la loi du 6 décembre 2013, traite, quant à lui, les enquêtes pénales particulières dans le domaine de la délinquance économique et financière. Il concourt ainsi à la répression des faits de corruption.

Investies de missions très différentes, ces deux autorités entretiennent néanmoins des relations régulières. L’exemple le plus significatif est celui du traitement des conventions judiciaires d’intérêt public (voir question dédiée, ci-après).

Qu’est-ce qu’une convention judiciaire d’intérêt public (CJIP) ?

Une disposition du code pénal permet au procureur de la République de conclure avec une personne morale mise en cause ou mise en examen pour corruption de conclure une convention comprenant plusieurs obligations dont l’exécution éteint l’action publique. Cette convention peut prévoir la mise en œuvre d’un programme de conformité sous le contrôle de l’AFA, laquelle rend compte au procureur de la République, à sa demande et au moins annuellement, de la mise en œuvre du programme. L’AFA devra également communiquer un rapport à l’expiration du délai d’exécution de la mesure.

Questionnaire AFA Sapin II

Values Associates et le traitement du questionnaire de contrôle de l’AFA

ConformEthics© est une offre construite en partenariat avec Mazars de façon spécifique pour la loi Sapin 2, à la différence de la grande majorité des autres outils du marché qui constituent des adaptations d’outils déjà existants, aménagés pour Sapin 2. C’est dans ce contexte qu’a été envisagée la conception et le développement d’une application facilitant et sécurisant l’alimentation des réponses au questionnaire de l’AFA puis leur transmission à l’AFA. Développée en anglais comme en français, cette application garantit un niveau de confidentialité optimal. Ses macro-fonctionnalités sont articulées autour des 3 phases suivantes :

 

  • Une phase de pré-remplissage au niveau du Siège : le questionnaire est alimenté au niveau du siège avant transmission à chaque filiale
  • Une phase de remplissage par les filiales : les questions pré-remplies sont accessibles par chacune des filiales pour validation, enrichissement ou amendement
  • Une phase de consolidation : après validation au niveau du Siège, les réponses, avec l’ensemble des pièces jointes associées, sont consolidées dans un fichier PDF structuré.
    Ce fichier peut être communiqué en l’état à l’AFA.
Sapin 2 - Questionnaire AFA - Pré-remplissage
Application questionnaire AFA Sapin 2

Industrialisez l’alimentation des réponses au questionnaire de contrôle de l’AFA

La constitution des réponses au questionnaire AFA implique de solliciter de nombreux collaborateurs. Centraliser et structurer toute l’information pertinente n’est pas une mince affaire. La nécessité d’intégrer les différentes filiales complique encore davantage la tâche. L’outil « questionnaire AFA » automatise les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée de collecte de l’information. Il s’articule pour cela autour d’une logique en 3 temps.

  • Une fois le paramétrage réalisé (filiales et utilisateurs pour chacune des filiales), les utilisateurs Corporate pré-remplissent le questionnaire. A ce stade, les réponses sont renseignées pour les questions impliquant une réponse Corporate commune à l’ensemble des entités. Il est également possible, selon des fonctionnalités intuitives, d’indiquer pour quelle(s) entité(s) une réponse est valable et commencer ainsi à décliner le questionnaire pour les différentes filiales
  • Les utilisateurs au niveau des filiales prennent ensuite la main. Ils viennent compléter le questionnaire pour tenir compte des spécificités de leur filiale : ils alimentent questions qui n’ont pas été traitées au niveau Corporate. Certaines de ces questions peuvent requérir, au sein des filiales, l’intervention de collaborateurs plus spécialisés (RH, comptabilité, achats …). Une fonctionnalité permet dans ce contexte de solliciter les collaborateurs ad-hoc des différents départements. Ces derniers accèdent à la plateforme pour intervenir uniquement sur le périmètre sur lequel ils sont sollicités
  • Le Corporate reprend la main après validation des éléments à enrichir par une filiale

En synthèse, du Corporate jusqu’aux collaborateurs des différents départements au sein de chaque filiale, en fonction de ses responsabilités et de son expertise, apporte sa pierre à l’édifice sur une même plateforme qui consolide vos avancées en temps réel. Vous gagnez en temps et en confort opérationnel.

Suivez l’avancement des réponses au questionnaire de contrôle de l’AFA

Le suivi des travaux devient également rapidement complexe. Comment suivre sans perdre de temps l’avancée de l’ensemble de vos filiales situées aux quatre coins du globe ?

La centralisation de toutes les informations sur une même plateforme et un dashboard de suivi d’avancement très visuel, répond à cette problématique : vous avez accès, à tout moment, au degré d’avancement de l’ensemble de vos filiales, questionnaire par questionnaire, thème par thème. Vous pouvez facilement lancer les relances ad-hoc et piloter le déroulé des travaux.

Sapin 2 - Questions AFA
Sapin 2 - Reporting PDF questions AFA

Disposez d’une restitution PDF de l’ensemble des réponses au questionnaire de contrôle de l’AFA

La gestion documentaire, incluant les différents questionnaires mais surtout les pièces-jointes accompagnant les nombreuses réponses, peut vite devenir incontrôlable. Conformethics vous permet, en quelques clics, de télécharger un fichier structuré, organisé par thématique et pour chacune des questions, comprenant l’ensemble des documents souhaités par l’AFA en cas de contrôle.

Les contrôles de l’AFA en quelques questions

Comment se déroule un contrôle de l'Agence Française Anticorruption ?

L’entreprise soumise à un contrôle de l’AFA est informée par courrier du lancement du contrôle et des agents de l’AFA en charge de celui-ci. Les contrôles se déroulent en 2 phases successives : un contrôle sur pièces durant laquelle l’entreprise soumet la documentation demandée par l’AFA puis un contrôle sur place qui consiste en une série d’entretiens dans les locaux ou à distance. A l’issue du contrôle, un rapport est établi comportant les observations de l’AFA pouvant donner lieu à des constats de manquement lorsque les exigences relatives à l’existence, à la pertinence et à l’efficacité du dispositif ne sont pas remplies. Après réception de ce rapport, l’entreprise a deux mois pour faire part de ses commentaires. Sur cette base, l’AFA établit son rapport définitif. Selon les manquements constatés dans ce rapport, le directeur de l’AFA choisit d’émettre un avertissement ou de saisir la commission des sanctions.

Les contrôles de l’AFA portent-ils sur les 8 piliers de la loi Sapin 2 ?

L’AFA distingue plusieurs types de contrôles. Les contrôles « globaux » couvrent les huit mesures et procédures de la loi Sapin II tandis que les contrôles « thématiques » portant sur une sélection de mesures comme la cartographie des risques de corruption, les procédures d’évaluation des tiers, ainsi que, systématiquement, l‘implication de l’instance dirigeante et l’organisation de la fonction conformité.

Combien faut-il remplir de questionnaires AFA en cas de notification d’un contrôle par l’AFA ?

L’obligation de mise en conformité porte sur l’ensemble des filiales d’un groupe, qu’elles soient situées en France ou à l’étranger. Les demandes de l’AFA peuvent donc concerner l’ensemble de ces filiales. Les réponses devront donc être en principe déclinées par filiale.

En pratique, il n’est pas rare que les contrôles de l’AFA ciblent uniquement un périmètre de filiales défini ce qui permet de circonscrire l’étendue des documents à communiquer. Il est donc important de déterminer, en lien avec les agents en charge du contrôle, le périmètre couvert par le contrôle.

Comment organiser la réponse au questionnaire AFA ?

Le questionnaire de l’AFA comprend près de 180 questions d’importance et de densité inégales. Le délai pour communiquer les documents est relativement court, entre 15 et 30 jours. Les entreprises éprouvent souvent des difficultés à obtenir de leurs filiales la documentation nécessaire dans un délai si contraint.

Il est donc important pour une entreprise de se préparer à l’éventualité d’un contrôle en préparant les réponses attendues et en centralisant les documents. Cela est d’autant plus important que les questions sont transversales et concernent différentes directions, branches ou filiales d’une entreprise.

Combien de temps dure un contrôle AFA ?

La durée des contrôles de l’AFA varie selon plusieurs facteurs, en particulier le type de contrôle, global ou thématique, la complexité des activités de l’entreprise et le nombre de filiales couvertes par le contrôle. Les contrôles s’étalent ainsi parfois sur une année.

Après réception de l’avis de contrôle, l’entreprise dispose d’un délai de 15 jours pour communiquer les documents demandés par l’AFA. S’ouvre alors une première phase de contrôle « sur pièces » puis une seconde phase de contrôle « sur place ». A l’issue de ces deux phases, l’AFA établit un rapport provisoire. L’entreprise dispose alors d’un délai de deux mois pour soumettre ses commentaires. Un rapport définitif est ensuite adressé à la société à l’issue duquel un avertissement peut être prononcé par le directeur de l’AFA. Ce dernier peut également décider de saisir la commission des sanctions lorsque les manquements constatés sont multiples.

A noter qu’un contrôle de l’AFA peut donner lieu une ou plusieurs années après à un contrôle « de suite » visant à vérifier la mise en œuvre des recommandations contenues dans le rapport définitif.

Questionnaire AFA Sapin II

Les points forts de l’application

  • Vous donner une vision globale et centralisée du traitement de vos obligations Sapin 2 au travers d’une application unique
  • Vous faire gagner du temps dans la collecte, le traitement, l’analyse et la communication des informations, grâce à une digitalisation de l’approche et des procédures
  • Favoriser le collaboratif et vous permettre de donner un accès homogène au suivi des réglementations et une vision sur la démarche anti-corruption de votre entreprise

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Pour en savoir plus sur la loi Sapin 2 et les solutions de prévention de la corruption

Découvrez l’actualité de la loi Sapin 2 (et de ses 8 obligations) et surtout comment vous pouvez travailler sur la mise en conformité de votre entreprise en matière de prévention de la corruption.

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