Le module d’évaluation de l’intégrité des tiers fait office de poste d’aiguillage et met en avant de façon automatique le traitement à appliquer aux différents tiers.
Le nouveau tiers est qualifié en amont (raison Sociale, type de tiers, numéro de SIRET, informations sur le contrat envisagé, etc). Ces informations peuvent être saisies manuellement ou alimentées automatiquement par interfaçage avec un autre outil de votre organisation. Une opération de dédoublonnage permet de garantir qu’aucun tiers similaire n’est déjà enregistré dans la base.
Un premier niveau d’analyse permet de catégoriser le niveau de risque du tiers. Cette pré-analyse tient compte des spécificités de votre organisation.
Assurez une communication régulière avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les différentes étapes de votre dispositif d’évaluation de l’intégrité de vos tiers et vous permettant d’évaluer et gérer les niveaux de risques des tiers de votre organisation.
En cas de due diligence nécessaire plus avancée, un screening du tiers est effectué, possible avec les différents acteurs de screening du marché.
Grâce à un système de connexion par API, un grand nombre de données sur le tiers sont remontées, notamment sur ses bénéficiaires effectifs et ses dirigeants.
Un questionnaire peut être également envoyé directement au tiers, de manière complètement sécurisée. Ce questionnaire est personnalisable à 100% pour s’adapter au contexte de votre organisation (questions, pièces jointes utiles, signatures, etc)., au type de tiers (fournisseur, client, bénéficiaire de sponsoring ou mécénat, etc.) et à sa langue.
Le demandeur vérifie les informations et peut mettre en place des mesures de mitigations. Selon les cas, les demandes sont escaladées auprès des équipes compliance afin qu’elles puissent arbitrer sur la validation ou le rejet du tiers.
Assurez la centralisation des informations et documents relatifs à un tiers depuis les principaux documents déposés par le demandeur, informations demandées au tiers (K-Bis, Organigramme, …), analyses et preuves attestant de la revue de conformité effectuée par l’équipe Conformité jusqu’aux résultats des screening réalisés par des outils externes remontés automatiquement par API.
Configurez votre espace de travail en personnalisant les champs, la confidentialité et le niveau d’information, avec la possibilité d’ajouter, de supprimer ou de renommer des champs décrivant les évaluations de l’intégrité de vos tiers, tout en définissant des champs obligatoires et en créant des liens avec des référentiels (niveaux de risques, type de tiers, pays sous sanctions économiques,..).
"Une excellente coordination pour atteindre nos objectifs"
"C'est un véritable plaisir de travailler avec vous"
"L'équipe se distingue par sa grande réactivité"
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Les recommandations de l’Agence Française Anticorruption apportent une précision importante, au point 48, en indiquant que « la nature et la profondeur des évaluations à réaliser et des informations à recueillir sont prédéterminées en fonction des différents groupes homogènes de tiers c’est-à-dire présentant des profils de risques comparables, tels que la cartographie des risques permet de les dresser. Ainsi, les groupes de tiers jugés peu ou pas risqués pourront ne pas faire l’objet d’une évaluation ou faire l’objet d’une évaluation simplifiée tandis que les groupes les plus risqués nécessitent une évaluation approfondie ».
En clair, l’AFA indique que le bon sens recommande de catégoriser ces tiers et, une fois cela fait, alors et alors seulement, une solution technique peut y être apportée.
Plutôt que de recourir de façon systématique et irraisonnée à une solution de screening, il convient ainsi de déterminer une forme de poste d’aiguillage qui permettrait de dire, notamment à l’aune de la cartographie des risques de corruption, si un tiers donné présente un risque faible, moyen ou majeur. Dès lors, en fonction de cette classification, vous pouvez choisir, pour chaque tiers, de n’appliquer aucune vérification particulière, d’opérer un screening, ou de façon encore plus approfondie, de mener un audit spécifique diligenté par des spécialistes.
Raison sociale, type de tiers, numéro de SIRET, etc…, tout en évitant les doublons grâce à une opération de dédoublonnage. Un premier niveau d’analyse pré-catégorise le risque, tenant compte des spécificités de votre organisation.
Ce module, faisant partie de notre suite logiciel Sapin 2, facilite également le pilotage du dispositif avec un reporting dynamique et en temps réel, permettant une communication efficace avec toutes les parties prenantes. Toutes les informations et documents relatifs aux tiers sont centralisés, assurant une documentation complète et actualisée.
Le module d’évaluation des tiers vous permet également d’indiquer automatiquement la procédure applicable à chaque catégorie, et de suivre la correcte mise en œuvre des diligences requises.
La mise en place de la solution est facilitée par une intégration en masse des tiers présents dans vos bases, vous laissant ensuite le soin d’en faire un point de passage obligatoire pour la création de tout nouveau tiers.
Bénéficiez d’un tarif forfaitaire, quelque soit le nombre des tiers à traiter et pour un nombre par ailleurs illimité d’utilisateurs.
Limitez l’utilisation d’outils de screening aux seules situations qui le nécessitent. Ces outils, qui permettent de collecter un nombre important d’informations, sont facturés à la requête, ou de façon forfaitaire. Toutefois, quelles que soient les modalités de paiement, leur coût reste relativement important. Et au-delà de ce coût, doit être pris en compte le temps de traitement des informations fournies par la solution de screening.
La loi Sapin 2 vise à prévenir la corruption et à assurer la transparence des affaires en exigeant des organisations qu’elles démontrent qu’elles ont pris des mesures raisonnables pour évaluer et atténuer les risques de corruption associés à leurs tiers.
Les critères d’évaluation sont liés aux spécificités de la cartographie des risques de corruption de chaque organisation. Ils incluent par défaut l’historique du tiers en matière de pratiques éthiques et légales, les relations avec des agents publics et le degré d’interaction avec des entités gouvernementales ainsi que l’historique judiciaire et la vérification des litiges ou des condamnations passées pour des infractions financières ou éthiques.
Il existe des logiciels spécialisés qui automatisent le processus d’évaluation de l’organisation, depuis la collecte de données en interne ou via des bases de données externes, l’analyse du risque sur la base de ces données, une traçabilité complète des décisions ainsi que des fonctionnalités de reporting permettant d’avoir une vue consolidée et toujours à jour de la situation au sein de l’organisation.
Le processus standard est structuré en 3 étapes principales :
Une digitalisation innovante de votre dispositif d’évaluation de l’intégrité de vos tiers.
Tout commence par une série de questions pour chaque tiers : soit une quinzaine de questions standardisées, livrées par défaut avec la solution, soit une liste de questions personnalisées, par exemple en fonction de votre cartographie des risques de corruption.
Le questionnaire permet une pré qualification automatique des tiers, par exemple en 3 catégories : les moins risqués, auxquels vous appliquez le minimum de diligences : collationnement de KBis, bénéficiaire effectif, Iban, déclaration URSSAF…, les modérément risqués, pour lesquels vous lancez un screening de type Refinitiv, DDIQ.. ou à qui on adresse un questionnaire Antico / Lab / FT ou enfin les plus risqués, ceux pour lesquels vous effectueriez des diligences particulières, telles que des audits spécifiques.
Le module évaluation de l’intégrité des tiers de Values Associates vous permet de suivre votre processus d’évaluation de façon optimisée, intuitive, collaborative et sécurisée.
