Évaluation des tiers : évaluation manuelle ou automatisée ? 

D’abord portée par les exigences réglementaires de la loi Sapin 2, l’évaluation des tiers est devenue un impératif pour toutes les entreprises, collectivités et administrations soucieuses de maîtriser leurs risques. Mais, face à la croissance des partenaires et à la complexité des menaces, quelle méthode utiliser pour garantir réellement la sécurité de vos relations ? Faut-il privilégier une évaluation manuelle, précise et personnalisée, ou une évaluation automatisée, rapide et exhaustive ? 

Entre avantages et limites de chaque approche, identifiez la solution la plus adaptée pour protéger durablement et efficacement votre organisation publique ou privée, tout en optimisant vos ressources.

🧑‍💼 L’évaluation manuelle des tiers : avantages et limites

Qu’est-ce que l’évaluation manuelle des tiers ?

L’évaluation manuelle consiste à collecter et analyser les données relatives aux tiers, directement auprès des directions et services, souvent à l’aide de moyens classiques : emails, questionnaires, formulaires Word ou tableaux Excel.

Demande d’informations, relance, vérification, saisie, analyse et synthèse : chaque étape exige une forte implication humaine. Ce processus long et répétitif est aussi très exigeant. Ce dispositif nécessite un suivi rigoureux et une organisation méthodique pour garantir la fiabilité des résultats.

Quels sont les avantages de l’évaluation manuelle des tiers ?

L’évaluation manuelle des tiers présente plusieurs avantages pour les entreprises, collectivités et administrations qui souhaitent maîtriser le processus de A à Z : 

• Un contrôle humain renforcé : chaque donnée est vérifiée et validée manuellement, garantissant un haut niveau de fiabilité.
• Une flexibilité totale : les informations collectées peuvent être personnalisées, selon le profil de risque et la criticité du tiers.
• Une implication directe des collaborateurs : cette approche manuelle favorise la compréhension des enjeux de l’évaluation des tiers ; elle facilite aussi la diffusion d’une culture du risque au sein de l’organisation.
• Des outils simples et accessibles : la messagerie et les suites bureautiques sont maîtrisés par la majorité des collaborateurs, sans besoin de formation spécifique.

📝 En résumé : la méthode d’évaluation manuelle des tiers privilégie le contrôle humain et l’adaptation au cas par cas. Elle peut convenir aux entreprises, collectivités et administrations gérant un nombre limité de tiers ou réalisant des évaluations ponctuelles. 

Quelles sont les limites de l’évaluation manuelle des tiers ?

Reposer uniquement sur les équipes internes comporte toutefois de nombreuses contraintes humaines, techniques et organisationnelles. 

👤 Des limites humaines

• Des risques d’erreurs humaines : omissions, doublons, données manquantes ou incohérentes sont des erreurs fréquentes qui peuvent compromettre la conformité réglementaire. 
• Un processus long et coûteux : la collecte et la relance sont des tâches chronophages et répétitives, sans réelle valeur ajoutée.
• Des mises à jour irrégulières : faute de temps, les données deviennent vite obsolètes, compromettant la fiabilité du dispositif d’évaluation des tiers. 

⚙️ Des limites techniques

• Des difficultés à traiter et consolider les données : les outils bureautiques classiques ne sont pas adaptés pour traiter de grands volumes de données, transmises sous des formes variées par de multiples sources d’information internes et externes. 
• Une vision fragmentée des tiers et des risques associés : la difficulté d’interfacer les bases de données et l’accès restreint aux sources limitent la vue d’ensemble et la cohérence des analyses. 
• Une analyse restrictive des tiers et des risques : sans outils statistiques ou prédictifs, sans connexion aux autres outils de la gestion des risques (cartographie des risques, contrôle interne, audit interne…), l’évaluation reste descriptive et peu approfondie. 

📊 Des limites en matière de pilotage

• Une absence d’automatisation : les outils classiques n’offrent pas de fonctionnalités de rappels, d’alertes et de notifications qui font gagner en temps et en efficacité.
• Un reporting statique : les fonctionnalités restreintes ne permettent que des visualisations à un instant T, sans vision à long terme et prédictions pour faciliter la communication et éclairer les décisions. 
• Un travail collaboratif limité : l’absence d’indicateurs dynamiques et de fonctionnalités automatisées freine la collaboration et complexifie le pilotage du dispositif d’évaluation des tiers. 

🔒 Des limites  de sécurité

• Des données peu protégées : échangées par email et stockées dans les répertoires bureautiques, les données liées aux tiers sont vulnérables. 
• Un risque de non-conformité au RGPD : l’insuffisance des contrôles d’accès aux fichiers, les possibilités de modification non contrôlées et l’absence de traçabilité compromettent la confidentialité et la sécurité des données sensibles.

📝 En résumé : l’évaluation manuelle des tiers est un bon point de départ pour instaurer une démarche de gestion des risques et sensibiliser les équipes. Néanmoins, ses faiblesses structurelles en font une méthode rapidement limitée. À terme, elle peut compromettre la conformité réglementaire, freiner la détection  des signaux faibles et réduire la réactivité de l’entreprise, collectivité ou administration face aux risques critiques.

L’évaluation automatisée des tiers : avantages et limites

Qu’est-ce que l’évaluation automatisée des tiers ?

L’évaluation automatisée s’appuie sur des logiciels spécialisés dans la collecte, le traitement et l’analyse des données relatives aux tiers. 

Ces outils, souvent enrichis par l’intelligence artificielle, ne se contentent pas de centraliser l’information. Ils peuvent détecter les signaux faibles, identifier de potentielles anomalies et alerter sur des risques émergents avant qu’ils ne deviennent critiques.

Quels sont les avantages de l’évaluation automatisée des tiers ?

L’évaluation automatisée des tiers répond directement aux limites des méthodes manuelles, avec de nombreux avantages :

Un gain de temps et d’efficacité

• Une automatisation des tâches chronophages et répétitives : relances, rappels et mises à jour sont paramétrables pour se lancer de manière autonome.
• Une analyse à grande échelle : les solutions digitales traitent rapidement un volume important de données variées, en croisant les sources internes et externes.
• Une détection proactive des anomalies : les outils d’analyse repèrent les écarts et alertent avant la réalisation du risque.
• Une évaluation des tiers exhaustive : l’interfaçage avec des bases de données internes et externes garantit une vision complète des partenaires et des risques associés.

Des données fiables, conformes et sécurisées

• Des procédures standardisées : la standardisation réduit les erreurs humaines, fiabilise les vérifications et assure la conformité réglementaire. 
• Une sécurité des données renforcée : les logiciels d’évaluation des tiers sont soumis à des normes de sécurité strictes, avec accès contrôlé, système de chiffrement, serveurs redondés, hébergement protégé et conformité avec le RGPD.
• Une traçabilité complète : chaque modification de données est historisée, assurant une transparence totale du processus.

Un pilotage et un suivi facilités

• Une vision centralisée : la centralisation des données dans une plateforme unique offre une vue d’ensemble des tiers et de leurs risques.
• Un reporting dynamique : la génération automatique de tableaux de bord et de datavisualisations interactives facilitent le dialogue et la prise de décision.
• Une évaluation fine des risques : la segmentation par catégories de tiers, grâce aux champs personnalisables, permet d’affiner les méthodes d’évaluation en fonction des profils et des niveaux de risque (secteur public et privé, activités sensibles…).
• Une analyse prédictive et automatisée : des alertes permettent de détecter en temps rée les anomalies potentielles et les risques émergents.
• Un outil personnalisable et évolutif : paramétrables, les logiciels s’adaptent rapidement aux changements liés à l’organisation, aux tiers ou à l’environnement réglementaire.
• Des mises à jour continues : la mise à jour automatisée des données garantit une évaluation des tiers toujours actualisée et fiable.

📝 En résumé : l’évaluation automatisée des tiers permet une approche proactive et robuste des risques, même pour des portefeuilles de tiers volumineux et complexes. Les menaces sont détectées plus tôt, facilitant leur anticipation et leur prévention, ainsi que le pilotage du plan de gestion des risques.

Quelles sont les limites de l’évaluation automatisée des tiers ?

Malgré ses nombreux atouts, l’évaluation automatisée des tiers n’est pas une solution sans contraintes. Sa mise en œuvre demande des ressources financières et humaines : 

💼 Un investissement financier

Selon les solutions digitales, le coût d’acquisition, de configuration et de maintenance du logiciel peut s’avérer non négligeable. 

👥 Un investissement humain

Une formation est souvent nécessaire pour accompagner les équipes dans la prise en main de l’outil et réussir à exploiter tout son potentiel.

🛡️ Une supervision humaine indispensable

Aucune solution digitale n’est magique. Une procédure d’évaluation manuelle doit être prévue en cas de dysfonctionnement ou pour gérer certaines situations trop complexes ou sensibles (audit interne par exemple).

🎯 Une expertise humaine indispensable

Derrière le logiciel, l’humain reste essentiel pour interpréter les alertes, valider les résultats, arbitrer les priorités et piloter la gestion des risques. La solution digitale permet de le libérer des tâches répétitives et chronophages pour se recentrer sur ces missions à haute valeur ajoutée.

📝 En résumé : l’évaluation automatisée des tiers combine fiabilité, rapidité, traçabilité et sécurité. Elle optimise les processus, renforce la performance opérationnelle et soutient une gestion proactive des risques, tout en assurant la conformité réglementaire. Mais si la technologie apporte sa puissance de calcul, c’est l’expertise humaine qui garantit la pertinence de la décision finale et la maîtrise des risques.

Comment choisir entre évaluation manuelle et évaluation automatisée des tiers ?

Comparer les avantages et limites des méthodes d’évaluation des tiers

Tableau comparatif de l’évaluation manuelle et automatisée des tiers :

Analyser ses besoins et ressources disponibles

Au-delà des avantages et limites de chaque méthode, le choix entre une évaluation manuelle ou automatisée des tiers dépend aussi du profil et des capacités de l’entreprise, collectivité ou administration : 

• La taille et la complexité du portefeuille de tiers : plus le nombre de partenaires est élevé, plus l’automatisation s’impose. Gérer manuellement des centaines de fournisseurs ou de sous-traitants est coûteux, lent et source d’erreurs. Mobilisées par la collecte des données, les équipes peinent à croiser le volume d’informations et à identifier les signaux de risque. Faute d’anticipation, l’organisation s’expose à une gestion des risques réactive, non maîtrisée.
• Les exigences réglementaires : seule une solution automatisée peut garantir totalement la conformité réglementaire aux entreprises, collectivités ou administrations soumises aux exigences de la loi Sapin 2 ou à la loi sur le devoir de vigilance.
• Les ressources humaines et le budget disponibles : si l’évaluation manuelle demande peu d’investissement, elle mobilise sur le long terme du temps et des compétences internes. L’automatisation requiert un investissement initial mais, à terme, elle offre un gain de temps et d’efficacité considérable. Chaque entreprise, collectivité ou administration doit chercher son juste équilibre entre coût, performance et maîtrise du risque pour choisir sa méthode d’évaluation.

L’évaluation des tiers est un levier stratégique pour maîtriser les risques de son entreprise, collectivité ou administration. La méthode conditionne directement l’efficacité de la démarche. Son choix dépend de plusieurs critères, comme le nombre de tiers, le niveau d’exposition au risque de l’organisation, ainsi que des contraintes organisationnelles, financières et réglementaires. 

Un constat s’impose toutefois : si l’évaluation manuelle permet un contrôle humain et sur mesure, elle atteint vite ses limites en termes de volume, de fiabilité, de réactivité et d’exigence réglementaire. À l’inverse, l’évaluation automatique des tiers offre rapidité, fiabilité, traçabilité et conformité, au service d’une organisation proactive et responsable, capable de gérer ses risques avec confiance et sérénité.

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