Un logiciel tout-en-un qui centralise et simplifie le processus de gestion des activités de parrainage, sponsoring et mécénat dans le cadre de la loi Sapin 2 tout en s’adaptant à votre structure.
Intégrez les éventuelles particularités de votre organisation liées aux différentes catégories de demandes de mécénat, de parrainage et de tiers , assurant ainsi une gestion précise et conforme aux spécificités de chaque situation. Un questionnaire envoyé au tiers bénéficiaire permet la collecte des détails et justifications sur sa situation fiscale, comptable et sociale.
Une fois les informations initiales de la déclaration complétées, un contrôle automatisé vérifie sa conformité avec les politiques internes de votre organisation, garantissant ainsi une première couche de validation.
Si le contrôle automatisé identifie la nécessité d’une validation, la déclaration est alors escaladée, ajoutant un niveau de vérification humaine. Une enquête de réputation, à la main de l’équipe Conformité ou d’un avocat spécialisé, permet de vérifier la crédibilité et la réputation du bénéficiaire.
Un contrat détaillant les termes et conditions du mécénat ou du parrainage est préparé avec diligence sur la base des éléments collectés et signé par les parties impliquées (demandeur, validateur, tiers bénéficiaire).
Assurez une communication régulière avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les différentes étapes de votre dispositif et vous permettant d’évaluer et gérer les déclarations de cadeaux et d’invitations au sein de votre organisation. Quand une opération de mécénat ou de sponsoring est validée et le paiement effectué, le demandeur doit démontrer l’application effective de l’opération afin de garantir sa mise en conformité à la loi Sapin 2.
Des preuves telles que des photos, des scans, ou d’autres pièces justificatives doivent être fournies pour attester de la réalisation du projet soutenu.
Avec une centralisation des documents relatifs à une demande de parrainage (sponsoring) ou mécénat: informations et documents déposés par le demandeur, informations collectées auprès du tiers (K-Bis, situation fiscale, comptable et sociale …), analyses et preuves attestant des enquêtes de réputation, …
Un contrôle automatisé confronte chaque déclaration aux politiques internes dès sa saisie.
Lorsqu’il signale un point d’attention, la demande est escaladée : la Conformité ou un avocat spécialisé mène l’enquête de réputation sur le bénéficiaire.
Le contrat est ensuite préparé à partir des éléments collectés, puis signé par le demandeur, le validateur et le tiers.
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Le parrainage et le mécénat sont des soutiens directs, matériels, financiers et humains apportés par une entreprise ou un organisme public à une personne physique ou morale. Dès lors qu’il y a contrepartie et échange, le risque de corruption existe.
Soutien aux pratiques culturelles, sportives et sociales, diffusion des valeurs positives de l’organisation, retombées publicitaires et commerciales, mobilisation des collaborateurs : les opérations de parrainage et de mécénat séduisent les entreprises, administrations et collectivités. Mais, bien qu’encadrées par des règles juridiques et fiscales strictes, elles ouvrent une brèche dans l’organisation. Dès lors qu’une contrepartie existe, le risque de corruption apparaît.
➡️ Dissimulation d’avantages professionnels et personnels indus sous couvert de parrainage et de mécénat : versement d’une somme d’argent, prêt gratuit d’un local, prix négociés…
➡️ Détournement de l’usage des contreparties pour corrompre des collaborateurs et obtenir des avantages professionnels ou personnels : obtention d’un contrat ou d’un marché public, accélération d’une procédure
➡️ Détournement de fonds pour financer, avec l’aide des dons du parrainage et du mécénat, un projet extérieur à l’opération.
➡️ Utilisation du parrainage pour contourner les procédures de marchés publics et privilégier un prestataire.
En personnalisant chaque formulaire en fonction du demandeur, du type d’opération, du statut de la demande, du montant de l’opération, ou encore de la date de versement des fonds.
Notre solution vous permet d’évaluer en profondeur les tiers impliqués, en précisant leur identité, leur situation fiscale, leur localisation géographique, ainsi que les risques associés et toutes autres informations pertinentes.
Vous renforcez également votre capacité à suivre et anticiper les dérives potentielles en vérifiant la nature des opérations, les types de bénéficiaires, les montants alloués, et la conformité des contreparties avec votre politique de cadeaux et invitations.
Enfin, notre module intégré au logiciel Sapin 2 favorise un travail collaboratif efficace grâce à des fonctionnalités avancées telles que la fonction chat et un système de notifications intégré. Vous assurez ainsi une communication fluide et une gestion optimale des risques liés aux activités de parrainage et mécénat, tout en respectant les exigences réglementaires et éthiques de votre organisation.
Qu’elle soit symbolique ou clairement affichée, la contrepartie rime avec risque de corruption.
De par les liens créés entre les secteurs public et privé, ainsi qu’entre les sphères professionnelles et personnelles, le parrainage et le mécénat fragilisent l’organisation. Les risques de corruption sont nombreux. Selon les cas, ils peuvent se doubler de faits de favoritisme, de trafic d’influence ou de prise illégale d’intérêts.
L’entreprise, l’administration ou la collectivité peut se protéger en déployant des mesures strictes, proportionnées au profil de risque de l’organisation et de ses organismes bénéficiaires :
Le parrainage et le mécénat consistent à apporter un soutien matériel, financier ou humain à une personne morale ou physique. Le mécénat encourage l’exercice d’activités d’intérêt général. Le parrainage permet plus largement de soutenir une personne, un produit, un événement ou une organisation à caractère éducatif, sportif, culturel, social, artistique ou encore environnemental. C’est d’ailleurs cette description que reprend le dernier guide de l’AFA au sujet du parrainage et du mécénat dans le cadre de la loi Sapin 2.
La différence entre ces deux opérations de communication ? La contrepartie. Le mécénat a une intention libérale, sans contrepartie directe ou indirecte. Le parrainage est réalisé en vue d’obtenir un bénéfice direct, publicitaire, réputationnel et/ou commercial.
Gérer ces risques est essentiel pour :
Un logiciel de gestion des risques d’activité de parrainage et de mécénat est une solution technologique conçue pour aider les entreprises et les organisations à gérer et à atténuer les risques associés à leurs initiatives de sponsoring et de mécénat. Ces activités, bien que bénéfiques pour l’image de l’entreprise et la communauté, peuvent comporter des risques éthiques, juridiques, financiers, ou de réputation.
Les principaux risques incluent :
