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Comment créer une culture de la compliance en entreprise ?

La crise financière de 2008 a généré une crise de confiance massive… ayant elle-même donné lieu à une volonté accrue de remettre l’éthique au centre du business. Les législateurs du monde entier ont alors mis en place, dans le courant des années 2010, des outils législatifs visant à renforcer l’éthique, la transparence et l’intégrité en entreprise. Mais comment faire infuser la culture de la compliance au sein de ses équipes ?

Qu’est-ce que la culture de la compliance ?

Une des définitions de la culture de la compliance nous est donnée par Deloitte. « Comme le concept de culture du risque, la conformité n’est qu’une lentille permettant de voir la culture de l’organisation. Il s’agit de l’influence des valeurs, normes, états d’esprit et comportements partagés par les personnes au sein de l’organisation sur le processus de conformité. « , explique Deloitte. Comprendre la culture de la conformité signifie donc comprendre comment la culture d’entreprise influence le processus global de conformité.

Pour réussir à élever la gestion de la conformité au rang d’avantage stratégique, la conformité doit être intégrée dans la culture d’entreprise et faire partie du coeur de la stratégie d’entreprise. Selon un rapport du cabinet CHL Associates, la culture de la compliance se doit d’obéir à la règle des 3 « C » de la conformité, qui concernent les objectifs internes et la réponse aux exigences externes : Communication, Confirmation et Correction. « Ces trois critères donnent le ton à la façon dont chaque personne considère son rôle dans la conformité au sein de l’organisation. Ils permettent à la conformité d’être un avantage plutôt qu’un fardeau. Ainsi, la conformité peut ensuite rayonner vers l’extérieur via la gestion de la conformité (politiques, procédures, processus, systèmes et stratégies) pour tous les domaines de conformité auxquels l’organisation est confrontée, qu’il s’agisse du marché, de l’industrie ou de la réglementation », détaille ce rapport.

Comment créer une culture de la compliance en entreprise ?

L’instauration d’une culture de la conformité passe également par le respect des valeurs organisationnelles, la modélisation des bons comportements par les dirigeants et la sensibilisation par la formation. La culture de la conformité, c’est également la communication et la gestion appropriée des conséquences en cas de non-conformité.

Selon un rapport du Cercle Montesquieu, le meilleur moyen de créer une culture de la conformité est d’adopter une approche « tone at the top ». Dans cette dernière, l’équipe dirigeante communique clairement sur l’importance qu’elle attache au respect sans compromis des mesures de compliance et de contrôle interne. Le Cercle Montesquieu insiste également sur l’importance de la formation et de la communication des personnels, et recommande d’insister sur l’éthique de l’entreprise… dès les processus de recrutement.

Une approche également consacrée par le magazine Forbes. Dans un article consacré au sujet, le magazine américain insiste sur le fait que la conformité doit venir du haut de la hiérarchie pour que les entreprises puissent éviter la criminalité en col blanc, la corruption et autres faux pas. « Les services de conformité et les services juridiques font des heures supplémentaires sur ces questions, mais ils ne peuvent pas être les seuls à s’en occuper. Tous les membres de votre organisation – y compris les contractants – doivent comprendre pourquoi la conformité est importante », martèle Forbes.

Quel rôle pour les outils dédiés à la compliance ?

Les entreprises anglo-saxonnes ont de façon générale une culture de la compliance plus ancienne qu’en France. Les entreprises hexagonales doivent parfois adopter la culture de la compliance à marche forcée. Bien souvent, le processus de mise en conformité se heurte ainsi à des résistances en interne. Car les processus de mise en conformité peuvent être particulièrement chronophages, voire rébarbatifs… et empêcher les équipes Compliance et leurs contributeurs de se concentrer sur leur cœur de métier. C’est tout l’enjeu de la digitalisation des travaux.

A titre d’illustration, il peut être désormais rapide de planifier simplement les travaux relatifs aux activités de conformité : organisation et suivi et relances de la contribution des groupes de travail en interne, des comités conformité, optimisation des campagnes de contrôles ou… faciliter également l’accès aux procédures de conformité, notamment si cet accès est rendu intuitif! Une autre illustration est de pouvoir créer de façon totalement autonome des questionnaires d’auto-évaluation afin d’estimer le niveau d’’application d’une charte éthique ou de différentes réglementations.

L’enjeu de la digitalisation est dès lors de favoriser l’adhésion de chacun et de contribuer à l’ancrage d’une culture de la compliance au sein de l’organisation. L’enjeu est également de faire en sorte que les équipes dédiées à la conformité puissent avoir rapidement l’ensemble des éléments et informations leur permettant de se concentrer sur la définition et le suivi des actions correctives.

Si vous souhaitez adopter un logiciel vous permettant de parfaire la mise en conformité au sein de votre organisation… n’hésitez pas à nous contacter !

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