L’intégrité et la transparence sont plus que jamais au cœur des préoccupations des entreprises, collectivités et administrations. Or, le conflit d’intérêts fragilise la légitimité et nuit à la réputation de l’organisation. Une politique de gestion des conflits d’intérêts robuste limite les situations à risque. Son efficacité repose sur une identification rigoureuse des risques. La tâche est ardue tant les situations sont complexes, variées et évolutives. Elle suppose la vigilance de tous, une compréhension claire des enjeux et une culture éthique forte et partagée.
Voici nos cinq conseils pour identifier les conflits d’intérêts et protéger l’intégrité de votre entreprise, collectivité ou administration.
1️⃣ Premier conseil : comprendre ce qu’est le conflit d’intérêts
Pour identifier les conflits d’intérêts, encore faut-il bien comprendre leurs différentes natures et formes. Cette connaissance aide à anticiper les situations à risque et à protéger l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
Conflits d’intérêts : définition
Le conflit d’intérêts désigne une situation dans laquelle les intérêts personnels d’une personne (dirigeant, élu, collaborateur ou agent public) interfèrent avec ses fonctions professionnelles, publiques ou privées. Cette situation menace l’exercice impartial et loyal de ses responsabilités.
En tant que tel, le conflit d’intérêts n’est pas un acte illégal. Mais il représente une situation à risque pour l’entreprise, la collectivité ou l’administration. Mal géré, il altère l’objectivité et la crédibilité des décisions et entraîne une perte de confiance. Ses conséquences juridiques, financières ou réputationnelles peuvent être lourdes.
Retrouvez notre dossier complet relatif à la définition des conflits d’intérêts.
Les trois critères pour identifier un conflit d’intérêts
Pour être qualifiée de conflit d’intérêts, une situation doit combiner trois critères :
- ➡️ La personne doit posséder un intérêt privé.
- ➡️ L’intérêt doit entrer en opposition avec sa fonction professionnelle ou publique.
- ➡️ L’interférence doit compromettre l’objectivité, l’impartialité et l’indépendance d’une décision.
Les différents types de conflits d’intérêts
Les conflits d’intérêts revêtent des formes multiples. Cette complexité rend leur identification difficile.
Le conflit d’intérêts est direct quand la personne profite elle-même de l’avantage moral, financier ou matériel. Il est indirect quand l’intérêt concerne un proche (membre de la famille, ami, ancien collègue).
Certains conflits d’intérêts sont évidents. D’autres sont invisibles et difficiles à identifier. Différents types de conflits d’intérêts existent :
- Le conflit d’intérêts est réel quand l’interférence est effective entre les intérêts personnels et les fonctions professionnelles, publiques ou privées. L’impartialité de la décision est déjà compromise.
- Le conflit d’intérêts est potentiel quand la situation présente un risque futur d’interférence, en cas de changement de fonction ou de contexte.
- Le conflit d’intérêts est apparent si, malgré l’absence d’interférence objective entre les intérêts personnels et professionnels, la situation est perçue comme suspecte par un tiers.
2️⃣ Deuxième conseil : se poser les bonnes questions
Identifier les conflits d’intérêts exige un examen rigoureux et honnête de chaque situation. Chaque dirigeant, élu ou collaborateur doit se poser des questions simples mais essentielles avant de confier une mission, prendre une décision, attribuer un contrat ou recruter.
Suis-je (ou est-ce que quelqu’un dans l’organisation est) dans une situation de double intérêt ?
Les questions suivantes guident le collaborateur pour identifier les zones à risque :
- Est-ce que j’ai (ou cette personne a) un intérêt personnel dans la décision en cours ?
- Est-ce que cet intérêt est susceptible d’entrer en conflit avec mes fonctions professionnelles et de compromettre l’impartialité de ma décision ?
- Est-ce que j’entretiens (ou cette personne entretient-elle) des liens familiaux, professionnels, associatifs, financiers ou politiques avec l’organisation ou la personne bénéficiaire de la décision ?
- Est-ce que je retire (ou cette personne retire-t-elle), directement ou indirectement, un bénéfice personnel de la décision ?
Quelle perception un tiers pourrait-il avoir de cette situation ?
Ce questionnement tient compte de la réalité du conflit, mais aussi de l’interprétation qui pourrait en être faite et de son impact en termes d’image et de confiance :
- Des tiers pourraient-ils percevoir cette situation comme suspecte ou équivoque ?
- Si cette situation était rendue publique, susciterait-elle des interrogations ?
- Cette situation peut-elle être perçue comme une atteinte à l’impartialité, même sans preuve ?
- La confiance du public et des parties prenantes serait-elle affectée si cette situation était connue ?
3️⃣ Troisième conseil : surveiller les signaux d’alerte
Certaines situations ou comportements doivent alerter, même en l’absence de preuve formelle de partialité. Sans constituer à eux seuls un conflit d’intérêts, certains signes en révèlent les prémices ou créent un climat de défiance.
La proximité relationnelle ou hiérarchique
Dès lors qu’il dispose d’un pouvoir de décision, un élu ou un collaborateur se trouve dans une situation à risque s’il entretient des relations étroites avec une partie prenante publique ou privée (membre de la famille, ami, associé, ancien collègue, élu…) Même s’il ne bénéficie d’aucun avantage direct, la relation de proximité peut influencer – ou être perçue comme influençant – son jugement.
Le risque est présent au sein même de l’organisation. La pression hiérarchique implicite, la loyauté ou le simple désir de rendre service peuvent biaiser une appréciation.
Passés ou présents, les liens relationnels ou hiérarchiques imposent une grande vigilance pour déjouer la tentation de favoritisme et prévenir toute suspicion de partialité, même infondée.
La détention d’intérêts financiers ou patrimoniaux
La participation au capital d’une société, la détention de parts sociales ou la perception de revenus issus d’une activité parallèle peuvent opposer les intérêts privés de la personne et les objectifs de son entreprise, collectivité ou administration.
Ce risque augmente si des relations d’affaires, de partenariat ou de concurrence unissent les entités concernées. L’enjeu est double : protéger l’intégrité des décisions et éviter les soupçons de favoritisme ou d’enrichissement personnel.
Les activités et engagements externes
Lorsqu’un élu ou un collaborateur exerce une fonction politique, associative, syndicale ou bénévole, le risque de conflit d’intérêts émerge, en particulier lorsque ses engagements croisent ses missions professionnelles.
Ces situations ne sont pas à proscrire mais elles doivent être encadrées avec rigueur. Une évaluation préalable des risques, un dispositif de déclaration des mandats et une politique claire en matière de cumul d’activités permettent de concilier engagement sociétal et intégrité professionnelle.
Les personnes et fonctions sensibles
Certaines fonctions sont, par leur nature même, plus susceptibles de générer des conflits d’intérêts. Il est essentiel de repérer les collaborateurs qui disposent d’un pouvoir de décision, d’influence ou d’arbitrage, et qui pourraient être tentés — consciemment ou non — de privilégier des intérêts personnels ou relationnels.
Les opérations et processus sensibles
L’identification des risques passe aussi par l’analyse des processus et opérations stratégiques susceptibles d’être détournés à des fins personnelles ou de subir des influences. Les projets impliquant de nombreux acteurs internes et externes et dotés d’intérêts croisés appellent une vigilance accrue.Achats, appels d’offres, recrutement, mécénat, subventions, partenariats ou sponsoring, fusions-acquisitions, levées de fonds… doivent par exemple faire l’objet d’une cartographie détaillée pour évaluer leur exposition aux conflits d’intérêts. Cette identification permet de renforcer les contrôles là où les risques sont les plus élevés.
4️⃣ Quatrième conseil : utiliser des outils d’identification des risques
L’identification des conflits d’intérêts repose autant sur la responsabilité individuelle que sur des dispositifs collectifs. Des outils adaptés structurent et facilitent la démarche.
La déclaration d’intérêts
Obligatoire dans certains secteurs (haute fonction publique, élus, professions réglementées), la déclaration d’intérêts et de situation patrimoniale peut être transposée aux entreprises. Elle recense les intérêts personnels, financiers et familiaux susceptibles d’entrer en contradiction avec des responsabilités professionnelles.
Sa mise à jour régulière et son exhaustivité sont la clé d’une politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêt efficace.
Les chartes et codes de déontologie
Les chartes et codes de déontologie établissent un cadre clair et précis pour identifier, déclarer et gérer les conflits d’intérêts. Base de référence pour tous les collaborateurs, elles définissent les principes éthiques à respecter, sensibilisent aux différentes formes de conflits d’intérêts et encouragent la déclaration et le signalement des situations à risque.
Ces chartes renforcent la compréhension commune des conflits d’intérêts et participent à diffuser une culture de la vigilance.
Dans la fonction publique, les collectivités et élus locaux disposent d’un référent déontologue obligatoire. Cet expert assure une mission de conseil et favorise un climat de confiance. Il est accompagné par la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique (HATVP).
Le dispositif de signalement
La participation de tous est essentielle pour identifier un maximum de conflits d’intérêts dans l’organisation. Depuis 2016 et la loi sur la déontologie dans la fonction publique, les fonctionnaires ont l’obligation de prévenir et faire cesser toute situation de conflits d’intérêts. La mise en place d’un dispositif accessible, sécurisé et protecteur aide à libérer la parole, sans crainte de représailles.
La confidentialité est la condition sine qua non de cette confiance. Le traitement des alertes doit garantir la discrétion absolue pour protéger l’identité des personnes et des lanceurs d’alerte dans le respect de la loi.
Les outils digitaux d’identification des conflits d’intérêts
L’identification des conflits d’intérêts nécessite une approche rigoureuse et systématique. Les logiciels spécialisés sont une solution efficace pour identifier, centraliser et analyser les multiples situations de conflits d’intérêts.
Le module « Conflits d’intérêts » de Values Associates simplifie le processus. En quelques clics, il permet de recueillir et stocker de manière sécurisée les déclarations d’intérêts des collaborateurs, tout en garantissant une traçabilité optimale. L’analyse des données aide l’entreprise, la collectivité ou l’administration à bâtir une politique de prévention et de gestion proactive des conflits d’intérêts et proposer des réponses personnalisées et adaptées.
5️⃣ Cinquième conseil : former ses collaborateurs
Les collaborateurs sont les mieux placés pour identifier les situations à risque, qu’elles les concernent ou impliquent un collègue, un dirigeant ou un élu. La formation est un levier essentiel pour diffuser une culture d’éthique et renforcer la vigilance individuelle.
Sensibiliser à la notion de conflit d’intérêts
La formation permet de clarifier la notion de conflit d’intérêts, souvent mal comprise ou sous-estimée. Elle lève les ambiguïtés, détaille les différents types de conflits et illustre les risques encourus par des cas concrets.
Cette sensibilisation doit être adaptée aux réalités du terrain et aux responsabilités exercées pour être accessible et immédiatement opérationnelle.
Accompagner la prise de décision éthique
Former, c’est aussi aider les collaborateurs à adopter les bons réflexes face à une situation ambiguë. Les modules pratiques intègrent des études de cas, des mises en situation, des exercices d’auto-évaluation et des outils d’aide à la décision.L’objectif est de renforcer l’autonomie des agents et de leur permettre d’agir avec discernement, tout en leur offrant un appui en cas de doute.
L’identification des conflits d’intérêts repose sur une vigilance collective et continue. La sensibilisation, le dialogue, des procédures claires mais robustes et des outils adaptés créent un climat de confiance, propice pour repérer et traiter les conflits d’intérêts avec transparence et responsabilité. Cette gestion proactive des conflits d’intérêts protège l’intégrité des processus décisionnels et maintient la confiance des parties prenantes, essentielles à la pérennité de l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
Avec le logiciel Conflits d’intérêts de Values Associates, entretenez des relations professionnelles saines avec vos partenaires en toute transparence et confiance.
