Dans un monde où les exigences ne cessent de croître en matière de transparence, d’éthique et de conformité, la gestion des conflits d’intérêts doit être une priorité stratégique pour les organisations. Or, les sphères professionnelles et personnelles s’entrecroisent de plus en plus. Élus, dirigeants, salariés ou agents publics : personne n’est à l’abri d’un conflit d’intérêts. Même en l’absence de faute, l’entreprise, la collectivité ou l’administration peut être ébranlée. Une vigilance de tous les instants s’impose pour préserver la confiance. Comment prévenir et gérer les conflits d’intérêts ? Voici les bonnes pratiques pour faire de ce défi une opportunité.
Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts ?
Un conflit d’intérêts réel se manifeste lorsqu’un intérêt personnel (financier, familial, associatif, politique,…) influence la décision professionnelle d’un élu, dirigeant, salarié ou agent public.
Pour en savoir plus, découvrez notre article détaillé sur la définition des conflits d’intérêts.
Ce chevauchement d’intérêts biaise le jugement, fausse la décision et, in fine, nuit à l’intérêt général de l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
Le conflit d’intérêts n’est pas toujours évident. Il peut aussi être :
- Potentiel lorsque la situation est susceptible d’évoluer en conflit si aucune mesure de prévention n’est prise.
- Apparent, lorsque la perception d’un conflit suffit à jeter le doute sur l’impartialité d’une décision, même en l’absence de faute réelle.
Comment gérer un conflit d’intérêts identifié ?
Lorsqu’un conflit d’intérêts – réel, apparent ou potentiel – est identifié, l’entreprise, la collectivité ou l’administration doit agir vite mais avec discernement, en prenant des mesures adaptées et proportionnées.
Déclarer le conflit d’intérêts
Première étape incontournable : déclarer la situation de conflit d’intérêts sans délai. Toute personne concernée ou témoin d’un comportement suspect doit pouvoir signaler la situation via une procédure claire et sécurisée. Depuis 2016 et la loi sur la déontologie de la fonction publique, prévenir et faire cesser les situations de conflits d’intérêts est devenu une obligation pour les agents.
Le signalement peut se faire auprès de la hiérarchie. Pour plus de discrétion et de sécurité, le recueil et le traitement des alertes peut être confié à un référent éthique ou au service conformité. Dans les collectivités et pour les élus, un référent déontologue est obligatoire. Elles peuvent aussi s’appuyer sur la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique (HAVTP). Cette démarche doit être encouragée, protégée et valorisée. Elle est le pilier de l’action préventive.
Évaluer le risque lié au conflit d’intérêts
Une fois le conflit d’intérêts identifié, l’entreprise, la collectivité ou l’administration doit analyser la situation avec objectivité et évaluer son niveau de gravité. Les questions suivantes guident la réflexion :
- ➡️ Le conflit d’intérêts est-il avéré ou seulement potentiel ?
- ➡️ Le conflit d’intérêts est-il seulement apparent, sans preuves concrètes ?
- ➡️ Le conflit d’intérêts est-il ponctuel ou récurrent ?
- ➡️ Le conflit d’intérêts peut-il être encadré ou nécessite-t-il une mesure plus drastique de mise à l’écart ?
- ➡️ Le risque est-il majeur ou mineur pour l’organisation ?
Ce diagnostic est essentiel pour définir une réponse adaptée, mesurée et efficace.
Maîtriser le conflit d’intérêts
Face au conflit d’intérêts, l’organisation dispose de plusieurs options. La mesure doit être proportionnée à la gravité du risque :
- La récusation en retirant la personne concernée du processus décisionnel.
- La réaffectation en confiant le dossier sensible à un autre membre de l’équipe.
- La mobilité interne en redéfinissant les fonctions et responsabilités de la personne impliquée.
- Le renoncement en demandant à la personne de renoncer à ses intérêts personnels (vente des parts d’une société, abandon d’une activité externe,…)
- La transparence en faisant une déclaration publique si le conflit est apparent et sans fondement.
- Le contrôle hiérarchique renforcé en imposant une double validation de la décision.
- La décision collégiale en transférant la décision à un comité dédié.
Anticiper : la clé d’une politique de gestion des conflits d’intérêts efficace
Anticiper est le meilleur moyen de gérer un conflit d’intérêts. L’entreprise, la collectivité ou l’administration doit se doter d’une stratégie de prévention et de gestion des conflits d’intérêts solide, adaptée à ses activités et ses risques.
Définir une politique de gestion des conflits d’intérêts claire
Mettre en place une politique de gestion des conflits d’intérêts est autant une exigence éthique qu’un outil de pilotage stratégique.
En affirmant clairement sa volonté de transparence, l’entreprise, la collectivité ou l’administration crée un climat d’équité et de confiance, rassurant pour ses collaborateurs et ses parties prenantes.
Une politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts proactive et exemplaire :
- Affirme les principes éthiques de l’entreprise et participe à diffuser une culture de vigilance partagée.
- Précise les rôles et responsabilités de chacun (dirigeant, élu, collaborateur, expert conformité, référent déontologue…)
- Définit des lignes directrices et procédures claires pour déclarer et signaler les situations de conflits d’intérêts.
- Clarifie les règles de conduite, les sanctions applicables et les dispositifs de protection.
Élaborer une charte de déontologie
La charte ou le code de déontologie formalise les engagements éthiques de l’organisation. Ce document constitue une référence commune et partagée.
L’entreprise, la collectivité ou l’administration peut aussi s’appuyer sur les outils déjà existants, comme le code de conduite interne imposé par la loi anticorruption Sapin 2. Elle peut aussi intégrer ses autres politiques internes (cadeaux et invitations, parrainage et mécénat,…)
Pour être efficace, la charte déontologique doit faire l’objet d’une communication large et transparente. Levier de transformation culturelle, elle ancre l’éthique dans les pratiques professionnelles quotidiennes.
Identifier et déclarer les conflits d’intérêts
La vigilance commence par l’auto-évaluation. Quels que soient son niveau hiérarchique et sa fonction, chaque collaborateur est encouragé à déclarer ses intérêts personnels dans le registre des intérêts (liens familiaux, participations financières, engagements associatifs, mandat politique,…)
Des logiciels spécialisés favorisent la collecte fluide et sécurisée des informations. Personnalisable et ergonomique, le formulaire développé par Values Associates guide le déclarant, évite les oublis et lève toute ambiguïté. Des rappels automatiques garantissent une mise à jour régulière des informations. Les données collectées permettent d’identifier en amont les situations à risque et d’anticiper le conflit en prenant des mesures préventives.Chaque collaborateur doit également accéder à un dispositif sécurisé pour signaler, en toute confidentialité, une situation suspecte le concernant ou impliquant une autre personne.
Déployer des mesures de prévention et de gestion des conflits d’intérêts
Le plan de maîtrise des risques décrit les différentes solutions de gestion des conflits d’intérêts : récusation, réaffectation, transparence, collégialité de la décision, etc.
Illustré d’exemples concrets, ce document aide les responsables à identifier les situations à risque et à les gérer avec discernement.
Retrouvez également plusieurs exemples concrets de conflits d’intérêts dans notre article dédié.
Le plan peut intégrer l’instauration de contrôles automatiques dans les processus sensibles, comme la vérification des intérêts personnels avant une négociation, un marché public ou une prise de nouvelles responsabilités.
Former et sensibiliser aux conflits d’intérêts
La prévention et la gestion des conflits d’intérêts dépasse la conformité réglementaire. C’est un engagement collectif. La formation responsabilise chaque collaborateur.
Grâce à des outils concrets et des mises en situation, elle donne à chacun les clés pour comprendre, détecter et bien gérer les situations de conflit d’intérêts. Si tous les collaborateurs sont concernés, les fonctions à risque (achats, finances, ressources humaines, élus, direction,…) bénéficient de formations ciblées. Des campagnes de sensibilisation régulières renforcent la culture d’équité et de transparence.
Sanctionner les conflits d’intérêts
Dans la fonction publique, certaines formes de conflit d’intérêts (favoritisme, prise illégale d’intérêts, corruption,…) constituent des délits punis par le Code pénal. La loi est moins sévère dans le secteur privé.
En cas de faute et même en l’absence de sanction pénale, l’entreprise, la collectivité ou l’administration peut appliquer une sanction disciplinaire. Elle doit prouver la violation du devoir de loyauté et de l’exécution « de bonne foi » inscrite dans le contrat de travail. Avertissement, blâme, exclusion temporaire, rétrogradation, licenciement,.. : l’organisation dispose d’un arsenal de sanctions, à proportionner à gravite la faute. La cohérence entre les règles édictées et les sanctions appliquées préserve l’exemplarité du dispositif.
Créer un climat de confiance
Déclarer ses intérêts ou signaler des comportements suspects peut être délicat. Un collaborateur peut refuser de transmettre des informations personnelles au nom du respect de la vie privée. Le raccourci est aussi facile entre déclaration d’une situation à risque et dénonciation.
Pour instaurer un sentiment de sécurité et de confiance, l’entreprise, la collectivité ou l’administration doit :
- ➡️ Protéger les déclarants contre toutes représailles.
- ➡️ Garantir la confidentialité des données transmises.
- ➡️ Montrer l’exemple en incitant les dirigeants, élus et cadres à déclarer leurs intérêts et à se soumettre aux règles éthiques.
- ➡️ Valoriser les comportements responsables, même en cas de doute.
Un environnement éthique, fondé sur l’écoute, le dialogue, la transparence et la responsabilisation est la clé d’une politique de prévention efficace.
Si les conflits d’intérêts sont inévitables dans un monde interconnecté, ils ne sont pas une fatalité. Ils peuvent être anticipés et maîtrisés. Une gestion efficace des situations à risque repose sur un subtil équilibre entre prévention, rigueur, respect des individus et protection de l’intérêt collectif. Adopter une politique proactive de prévention et de gestion des conflits d’intérêts, c’est démontrer la maturité de son entreprise, sa collectivité ou son administration. C’est choisir la transparence, l’éthique et la responsabilité. Ces valeurs sont des atouts stratégiques pour renforcer la confiance des parties prenantes et soutenir durablement la performance.
Values Associates vous accompagne sur le chemin de l’exemplarité. Grâce à notre module logiciel Conflits d’intérêts, prévenez et gérez sereinement les conflits d’intérêts dans votre entreprise, collectivité ou administration et valorisez votre image d’organisation éthique et transparente.
