Transparence, traçabilité, efficacité : à l’heure où les attentes éthiques et réglementaires s’intensifient, la gestion des conflits d’intérêts doit se professionnaliser. Les enjeux sont importants : garantir la rigueur, sécuriser les données, respecter les normes et instaurer un climat de confiance. L’outil numérique s’impose comme un véritable allié. Un logiciel dédié aux conflits d’intérêts permet aux entreprises, collectivités et administrations d’anticiper, prévenir et gérer les conflits d’intérêts avec agilité et efficacité. Faire le choix de la digitalisation n’est plus une simple option. C’est aujourd’hui une évidence stratégique, un choix responsable, efficace et durable. Explications.
Pourquoi digitaliser la gestion des conflits d’intérêts ?
Dans un monde de plus en plus complexe, la gestion des conflits d’intérêts ne peut plus reposer sur des technologies traditionnelles et des pratiques manuelles. Les exigences de rigueur, de transparence et de conformité imposent une nouvelle approche structurée, sécurisée et évolutive.
Gérer la diversité et la complexité croissante des conflits d’intérêts
Les conflits d’intérêts revêtent des formes variées. Les intérêts personnels en jeu peuvent découler de participations financières, de liens familiaux, d’activités associatives, de fonctions électives, de relations amicales ou de collaborations professionnelles passées.
Chaque situation est unique. Elle dépend de la nature des missions exercées et des personnes concernées. À cela s’ajoute une autre complexité : les situations évoluent dans le temps.
Dans ce contexte mouvant, les données liées aux conflits d’intérêts sont nombreuses et variées. Les outils traditionnels (Excel, déclarations papier, emails) montrent rapidement leurs limites. Chronophages, ces outils sont la porte ouverte aux erreurs et aux omissions. L’absence de traçabilité, d’actualisation et de reporting dynamique rend difficiles l’analyse des données et la détection des situations à risque. Peu sécurisés, ces outils ne protègent pas les données personnelles.
Au contraire, la digitalisation offre une vision dynamique des conflits d’intérêts. Elle permet par exemple de :
- ➡️ Recueillir des déclarations d’intérêts claires et complètes.
- ➡️ Automatiser les croisements de données pour identifier les situations à risque.
- ➡️ Actualiser rapidement les informations en cas d’évolution (mobilité interne, prise de responsabilité, nouvel engagement extérieur,…)
Répondre aux exigences réglementaires croissantes
La pression réglementaire sur l’éthique, la transparence et la conformité ne cesse de s’intensifier.
En France comme à l’international, les lois encadrent strictement les conflits d’intérêts. Par exemple :
- La loi sur la transparence de la vie publique (2013) instaure la déclaration obligatoire des intérêts et de la situation patrimoniale pour les hauts responsables et fonctionnaires publics.
- La loi sur la déontologie dans la fonction publique (2016) impose aux agents publics l’obligation de prévenir et de faire cesser toute situation de conflits d’intérêts.
- La loi Sapin 2 (2016) contraint les grandes entreprises et établissements publics à déployer des dispositifs anticorruption, incluant les conflits d’intérêts.
- La directive européenne sur les lanceurs d’alerte (2019) impose la mise en place de canaux de signalement sécurisés.
- Le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre la collecte, le traitement et la protection des données personnelles.
Les outils numériques facilitent la mise en conformité des entreprises, collectivités et administrations. Elle est un gage de sérieux, de crédibilité et de confiance face aux autorités de contrôle et à l’ensemble des parties prenantes.
Sécuriser les données et rassurer les collaborateurs
La déclaration d’intérêts concerne des informations personnelles sensibles. Elle peut susciter des réticences et de la méfiance. Les collaborateurs peuvent redouter une stigmatisation, une mauvaise interprétation de leur situation ou encore un usage abusif de leurs données.
Or la déclaration d’intérêts volontaire est le pilier d’une politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts efficace. L’utilisation d’un outil numérique lève ces barrières, grâce à :
- Une confidentialité assurée : les données sont hébergées de façon sécurisée, chiffrées, et accessibles uniquement aux personnes habilitées.
- Un parcours guidé et transparent : les formulaires sont clairs, contextualisés, avec des exemples concrets pour éviter les erreurs ou les omissions.
- Une protection juridique renforcée : le logiciel garantit le respect de la réglementation RGPD et de la protection des données personnelles.
Cette sécurisation technique contribue à instaurer un climat de confiance propice à la transparence, à la responsabilisation et à la prévention. Elle démontre aussi la volonté de l’entreprise, collectivité ou administration de respecter l’équilibre entre exigence d’intégrité et respect de la vie privée.
Renforcer la gouvernance
L’outil numérique participe à la structuration de la gouvernance. Il sécurise les processus décisionnels et facilite le pilotage, le suivi et le traitement des conflits d’intérêts.
En investissant dans un logiciel dédié aux conflits d’intérêts, les entreprises, collectivités et administrations affirment leur volonté d’être une organisation exemplaire en matière d’éthique et d’intégrité. Cette attitude renforce la confiance des parties prenantes.
Les avantages des outils numériques pour gérer les conflits d’intérêts
Dans un environnement de plus en plus exposé aux risques juridiques, réputationnels et financiers, la digitalisation devient incontournable. Robustes et évolutifs, les outils numériques offrent une gestion proactive, transparente et sécurisée des conflits d’intérêts.
Simplifier la déclaration et le signalement des conflits d’intérêts
La déclaration volontaire d’intérêts est l’outil central de l’identification des conflits d’intérêts. Sans elle, pas de gestion efficace des situations à risque ! En simplifiant la démarche, la solution digitale encourage l’autoévaluation.
Des formulaires structurés, intuitifs et personnalisables permettent à chaque collaborateur de déclarer en toute autonomie ses intérêts personnels, familiaux, associatifs ou professionnels. Les outils guident les utilisateurs étape par étape, évitant les erreurs et oublis. L’actualisation est rapide, en quelques clics.
Selon le logiciel, un contrôle automatisé peut vérifier la conformité de la déclaration avec les règles internes. Les signalements sont aussi sécurisés et traités en toute confidentialité. Ainsi, les outils numériques renforcent la transparence et la fiabilité, tout en protégeant les données sensibles.
Centraliser et tracer les données
Le logiciel permet d’automatiser la collecte et l’archivage des déclarations d’intérêts et des signalements. Toutes les données sont stockées dans un espace unique, sécurisé et structuré.
Chaque action est horodatée, tracée et documentée. À tout moment, l’entreprise, collectivité ou administration dispose d’une visibilité complète des conflits d’intérêts. Elle peut aussi suivre leur évolution dans le temps. Cette centralisation simplifie les contrôles et audits. Elle renforce la conformité de l’organisation et optimise la gestion des conflits d’intérêts.
Renforcer la réactivité et l’agilité de l’organisation
Les solutions numériques boostent l’efficacité de l’entreprise, la collectivité ou l’administration. En croisant les intérêts déclarés avec les rôles et responsabilités exercés, les outils numériques détectent automatiquement et rapidement les situations à risque.
Lorsqu’un conflit avéré ou potentiel est identifié, le logiciel peut générer une alerte et la transmettre au référent déontologue, au service conformité ou à la hiérarchie. Des scénarios de traitement gradués peuvent être déclenchés, en fonction de la gravité du risque identifié.
Voir nos 5 conseils pour identifier les situations de conflits d’intérêts.
Garantir la sécurité et la confidentialité des données
Hébergées sur des serveurs sécurisés, les solutions digitales protègent rigoureusement les données personnelles, dans le strict respect du RGPD. Les informations sont transmises de manière sécurisée, sans crainte de fuites ni de stigmatisation.
Chaque entreprise, collectivité ou administration peut aussi configurer des droits d’accès différenciés et restreints. Elle peut aussi créer ses propres circuits de validation, sécurisés et personnalisés. Très sécurisé, l’outil numérique contribue à instaurer un climat de confiance et de transparence, essentiel pour une gestion éthique et performante des conflits d’intérêts.
Soutenir la confiance dans l’organisation
Grâce à ses reportings dynamiques en temps réel, l’outil numérique garantit une communication régulière et transparente sur la politique de prévention et de gestion des conflits d’intérêts.
Cette transparence inspire la confiance des parties prenantes et rassure les parties prenantes sur l’engagement éthique et exemplaire de l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
Adopter un outil numérique dédié à la gestion des conflits d’intérêts, ce n’est pas seulement moderniser un processus. L’investissement dans un logiciel envoie un signal fort d’intégrité, d’éthique et d’exemplarité. En remplaçant les tableaux Excel par une plateforme digitale sécurisée, les entreprises, collectivités et administrations gagnent en sérénité, efficacité, crédibilité et réactivité. D’une logique de réaction, elles passent à une logique de prévention active.
Le logiciel Conflits d’intérêts développé par Values Associates incarne cette évolution. 100 % sécurisé, intuitif et personnalisable, il offre une solution performante pour prévenir et gérer les conflits d’intérêts, dans le respect de la vie privée des collaborateurs. Évolutif, il peut intégrer des modules complémentaires pour constituer un véritable hub éthique et conformité.
