Accueil >> Évaluation des tiers >>
Réussir son évaluation des risques tiers : solutions digitales et bonnes pratiques
Si l’évaluation des tiers est une priorité stratégique, sa mise en œuvre reste souvent complexe. Près de deux tiers des entreprises, collectivités et administrations peinent encore à structurer un dispositif d’évaluation efficace. Volumétrie des données, complexité des risques, diversité des partenaires, tâches chronophages et répétitives, exigence d’exhaustivité, manque de ressources… : les freins sont nombreux.
La digitalisation apporte une réponse concrète et pragmatique pour dépasser ces difficultés. Mais encore faut-il choisir l’outil adapté à ses besoins et à ses enjeux.
Découvrez les logiciels disponibles et les bonnes pratiques à suivre pour réussir pleinement votre évaluation des tiers et promouvoir l’image d’une entreprise, collectivité ou administration éthique et responsable.
Digitaliser l’évaluation des tiers
Pour nombre d’entreprises, collectivités et administrations, l’évaluation de l’intégrité des tiers reste un défi. La volumétrie et la diversité des partenaires, des risques et des données découragent. La digitalisation lève cet obstacle. Capables de transformer des volumes massifs d’information en indicateurs utiles, les logiciels et outils numériques simplifient et fiabilisent le processus d’évaluation des tiers.
➡️ Quels outils pour l’évaluation des tiers ?
Le marché propose de nombreux outils d’évaluation des tiers et des risques associés. Néanmoins, il n’existe pas de solution universelle. Le choix d’un logiciel d’évaluation des tiers dépend de plusieurs critères : les besoins spécifiques de l’organisation, sa maturité informatique, la complexité de son réseau de tiers, son exposition aux risques et son budget.
Certaines entreprises, collectivités ou administrations préfèrent des logiciels légers et spécialisés, proposés en mode SaaS (software as a service), rapides et moins coûteux à déployer.
D’autres souhaitent une approche plus globale des risques et de la conformité, avec l’ajout de modules complémentaires (cartographie des risques…), ou des plateformes intégrées de gestion des tisques tiers TPRM (Third Party Risk Management) ou de GRC (Governance, Risk & Compliance).
L’efficacité de l’évaluation des tiers repose sur l’accès à des informations fiables et actualisées. Grâce aux interfaces API, les solutions s’interconnectent directement aux bases de données internes et externes :
🔍 Les outils de screening : ils collectent en continu des informations sur l’intégrité des tiers en s’appuyant sur des sources reconnues telles que la liste des sanctions internationales, la base des personnes politiquement exposées (PEP), les registres judiciaires, de commerce ou fiscaux, la presse, les rapports des organismes de notation, etc. Les alertes envoyées permettent d’actualiser en temps réel le profil de risque du tiers et les mesures de mitigation et de due diligence.
🔗 L’intégration aux systèmes internes : la connexion aux outils existants – comme les ERP (gestion des achats, finances), les CRM (gestion des relations clients) ou les plateformes d’achats ou de marchés publics -, garantit la cohérence et l’unicité des données, ainsi que leur mise à jour automatique à partir du screening. L’organisation peut ainsi suivre le cycle de vie du tiers, de l’entrée en relation à la clôture du contrat.
➡️ Les fonctionnalités clés des logiciels d’évaluation des tiers
Les solutions digitales d’évaluation des tiers proposent un large éventail de fonctionnalités qui permettent de fiabiliser, accélérer et mieux piloter l’ensemble du processus :
- 📂 Centralisation des données : toutes les informations sur les partenaires sont regroupées dans un référentiel unique, accessible et à jour.
- 🔍 Screening automatisé : la connexion à des bases externes et internes assure une surveillance, une analyse et une actualisation en continu des profils de risque.
- 🔄 Workflows personnalisés : l’automatisation des étapes du processus d’évaluation (collecte, validation, revues périodiques, système d’escalade) garantit un processus rigoureux et traçable.
- 📊 Scoring dynamique : le calcul automatisé et en temps réel des scores de risque permet une actualisation continue de la cartographie des risques et une évaluation dynamique des tiers, en fonction de critères multiples (financiers, réglementaires, opérationnels, ESG, etc.).
- 🚨 Alertes en cas de changement : les notifications immédiates en cas de modification critique du profil d’un tiers rendent l’entreprise, la collectivité ou l’administration agile et réactive.
- 📈 Tableaux de bord et reporting : la visualisation claire et synthétique des indicateurs facilite l’analyse, les décisions et le pilotage de la gestion des risques.
- 👥 Collaboration et traçabilité : les fonctionnalités collaboratives (gestion des rôles, commentaires, historiques d’actions) facilitent le travail en équipe et la traçabilité.
- 🔗 Intégration aux outils métiers : la synchronisation avec les ERP, CRM et autres internes garantit la cohérence et la mise à jour des données.
- 🤖 Automatisation des tâches répétitives : en automatisant les tâches chronophages, comme la création et la mise à jour des fiches d’identification ou la détection des doublons, l’outil réduit les erreurs humaines.
- ✅ Suivi des plans d’action : les fonctionnalités de suivi permettent de piloter et d’adapter en temps réel les mesures de due diligence et de mitigation des risques.
- 🔒 Sécurité des données et conformité : le logiciel renforce la sécurité grâce à la gestion fine des droits d’accès, la traçabilité des actions ou l’archivage automatique.
Les avantages de la digitalisation avec un logiciel d’évaluation des tiers
Au-delà des aspects techniques et administratifs, les solutions digitales offrent de réels gains à tous les niveaux : opérationnel, organisationnel et stratégique. Elles aident à atteindre le haut niveau d’exigence recommandé par l’Agence Française Anticorruption (AFA), en matière de documentation, traçabilité et fiabilité.
ℹ️ Une source d’informations unique, fiable et actualisée
Grâce à la centralisation des données, les équipes disposent d’un point d’accès unique et sécurisé à toutes les informations liées à un tiers : documents contractuels, données financières, historiques d’échanges, alertes réglementaires ou médiatiques, etc.
Cette consolidation des données favorise la transversalité et la collaboration entre les services, réduit les erreurs et sécurise la prise de décision sur la base d’informations à jour, cohérentes et vérifiables.
ℹ️ Un pilotage optimisé de l’évaluation des tiers
La digitalisation offre une vision d’ensemble claire et actualisée des tiers et des risques associés, grâce à des indicateurs de risque consolidés, des alertes et des reporting dynamiques.
Cette visibilité accélère l’analyse et la prise de décision, facilite le suivi en temps réel des plans d’action et favorise la communication entre les parties prenantes.
ℹ️ Une traçabilité des tiers et des risques garantie
Les outils digitaux permettent d’enregistrer et de tracer automatiquement chaque étape du processus d’évaluation de l’intégrité des tiers : collecte des informations, validations internes, alertes reçues, mesures mises en place, revues périodiques…
Cette traçabilité réduit les risques de non-conformité. En cas d’audit ou de contrôle réglementaire, la documentation complète de l’évaluation des tiers permet à l’organisation de justifier ses décisions, prouver son éthique et démontrer la robustesse de son dispositif de gestion des risques.
ℹ️ Une protection des données renforcée
Les nouvelles générations de collaborateurs sont de plus en plus attentives aux valeurs de l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
En limitant les crises liées aux tiers, l’évaluation des tiers protège l’image employeur. Car, même sans responsabilité directe, l’organisation subit les conséquences humaines des risques tiers. Le désengagement des collaborateurs, la hausse du turn-over et la perte d’attractivité sur le marché du travail compromettent le fonctionnement interne, la croissance, l’innovation et le développement de l’organisation.
ℹ️ Un gain de temps et d’efficacité
Trop souvent perçu comme opérationnel ou ponctuel, un incident avec un tiers peut sembler maîtrisable. Mais cumulées, les conséquences juridiques, financières, humaines et réputationnelles s’aggravent mutuellement et créent un cercle vicieux, se nourrissant les unes des autres. Ce cycle peut conduire à des situations extrêmes de faillites, fermetures de sites ou crises institutionnelles.
Dans ce contexte, l’évaluation des tiers est un enjeu stratégique, qui touche à la durabilité, à la légitimité, voire même à la survie de l’organisation.
ℹ️ Une adaptation aux priorités de l’organisation
Modulables, les logiciels permettent une évaluation des tiers et des risques associés sur mesure, alignée avec les priorités stratégiques de l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
Le paramétrage permet d’adapter la classification des risques, les seuils de risque, les niveaux de contrôle ou les critères d’évaluation en fonction des caractéristiques de l’organisation et des tiers avec lesquels elles entretiennent des relations (secteur d’activité, localisation géographique, exposition aux risques, lois et réglementations…).
Les bonnes pratiques pour réussir l’évaluation des tiers
La digitalisation optimise la structuration et le pilotage de l’évaluation des tiers. Mais, pour être pleinement efficace, ce processus doit s’appuyer sur de bonnes pratiques organisationnelles, humaines et stratégiques.
Les trois piliers d’une évaluation réussie
🎯 Une gouvernance engagée : L’implication de la direction et des élus conditionne la légitimité du processus et l’adhésion de tous les acteurs internes et externes.
📋 Un cadre de référence partagé : Définir en amont les règles communes (typologie des tiers, critères d’évaluation, niveaux de risque, responsabilités) garantit l’homogénéité et l’efficacité du dispositif.
🤝 Une prise de conscience collective : La sensibilisation, les formations et la communication transparente favorisent l’appropriation du dispositif par les équipes opérationnelles.
Découvrez notre solution d’évaluation des tiers
Avec son logiciel d’évaluation des risques, Values Associates propose une solution innovante pour disposer d’une application personnalisée et flexible en un temps record. Sans aucun compromis avec vos exigences, notre outil intègre par défaut toutes les fonctionnalités fondamentales de l’évaluation des tiers, et bien plus. Le no code permet une personnalisation sans limite pour modeler l’outil à votre entreprise, collectivité ou administration.
