Si l’évaluation des tiers est une priorité stratégique, sa mise en œuvre reste souvent complexe. Près de deux tiers des entreprises, collectivités et administrations peinent encore à structurer un dispositif d’évaluation efficace. Volumétrie des données, complexité des risques, diversité des partenaires, tâches chronophages et répétitives, exigence d’exhaustivité, manque de ressources… : les freins sont nombreux.
La digitalisation apporte une réponse concrète et pragmatique pour dépasser ces difficultés. Mais encore faut-il choisir l’outil adapté à ses besoins et à ses enjeux.
Découvrez les logiciels disponibles et les bonnes pratiques à suivre pour réussir pleinement votre évaluation des tiers et promouvoir l’image d’une entreprise, collectivité ou administration éthique et responsable.
Pour nombre d’entreprises, collectivités et administrations, l’évaluation de l’intégrité des tiers reste un défi. La volumétrie et la diversité des partenaires, des risques et des données découragent. La digitalisation lève cet obstacle. Capables de transformer des volumes massifs d’information en indicateurs utiles, les logiciels et outils numériques simplifient et fiabilisent le processus d’évaluation des tiers.
Le marché propose de nombreux outils d’évaluation des tiers et des risques associés. Néanmoins, il n’existe pas de solution universelle. Le choix d’un logiciel d’évaluation des tiers dépend de plusieurs critères : les besoins spécifiques de l’organisation, sa maturité informatique, la complexité de son réseau de tiers, son exposition aux risques et son budget.
Certaines entreprises, collectivités ou administrations préfèrent des logiciels légers et spécialisés, proposés en mode SaaS (software as a service), rapides et moins coûteux à déployer.
D’autres souhaitent une approche plus globale des risques et de la conformité, avec l’ajout de modules complémentaires (cartographie des risques…), ou des plateformes intégrées de gestion des tisques tiers TPRM (Third Party Risk Management) ou de GRC (Governance, Risk & Compliance).
L’efficacité de l’évaluation des tiers repose sur l’accès à des informations fiables et actualisées. Grâce aux interfaces API, les solutions s’interconnectent directement aux bases de données internes et externes :
Ils collectent en continu des informations sur l’intégrité des tiers en s’appuyant sur des sources reconnues telles que la liste des sanctions internationales, la base des personnes politiquement exposées (PEP), les registres judiciaires, de commerce ou fiscaux, la presse, les rapports des organismes de notation, etc. Les alertes envoyées permettent d’actualiser en temps réel le profil de risque du tiers et les mesures de mitigation et de due diligence.
La connexion aux outils existants – comme les ERP (gestion des achats, finances), les CRM (gestion des relations clients) ou les plateformes d’achats ou de marchés publics -, garantit la cohérence et l’unicité des données, ainsi que leur mise à jour automatique à partir du screening. L’organisation peut ainsi suivre le cycle de vie du tiers, de l’entrée en relation à la clôture du contrat.
Les solutions digitales d’évaluation des tiers proposent un large éventail de fonctionnalités qui permettent de fiabiliser, accélérer et mieux piloter l’ensemble du processus :
Toutes les informations sur les partenaires sont regroupées dans un référentiel unique, accessible et à jour.
La connexion à des bases externes et internes assure une surveillance, une analyse et une actualisation en continu des profils de risque.
L’automatisation des étapes du processus d’évaluation (collecte, validation, revues périodiques, système d’escalade) garantit un processus rigoureux et traçable.
Le calcul automatisé et en temps réel des scores de risque permet une actualisation continue de la cartographie des risques et une évaluation dynamique des tiers, en fonction de critères multiples (financiers, réglementaires, opérationnels, ESG, etc.).
Les notifications immédiates en cas de modification critique du profil d’un tiers rendent l’entreprise, la collectivité ou l’administration agile et réactive.
La visualisation claire et synthétique des indicateurs facilite l’analyse, les décisions et le pilotage de la gestion des risques.
Les fonctionnalités collaboratives (gestion des rôles, commentaires, historiques d’actions) facilitent le travail en équipe et la traçabilité.
La synchronisation avec les ERP, CRM et autres logiciels internes garantit la cohérence et la mise à jour des données.
En automatisant les tâches chronophages, comme la création et la mise à jour des fiches d’identification ou la détection des doublons, l’outil réduit les erreurs humaines.
Les fonctionnalités de suivi permettent de piloter et d’adapter en temps réel les mesures de due diligence et de mitigation des risques.
Le logiciel renforce la sécurité grâce à la gestion fine des droits d’accès, la traçabilité des actions ou l’archivage automatique.
Au-delà des aspects techniques et administratifs, les solutions digitales offrent de réels gains à tous les niveaux : opérationnel, organisationnel et stratégique.
Elles aident à atteindre le haut niveau d’exigence recommandé par l’Agence Française Anticorruption (AFA), en matière de documentation, traçabilité et fiabilité.
Grâce à la centralisation des données, les équipes disposent d’un point d’accès unique et sécurisé à toutes les informations liées à un tiers : documents contractuels, données financières, historiques d’échanges, alertes réglementaires ou médiatiques, etc.
Cette consolidation des données favorise la transversalité et la collaboration entre les services, réduit les erreurs et sécurise la prise de décision sur la base d’informations à jour, cohérentes et vérifiables.
La digitalisation offre une vision d’ensemble claire et actualisée des tiers et des risques associés, grâce à des indicateurs de risque consolidés, des alertes et des reporting dynamiques.
Cette visibilité accélère l’analyse et la prise de décision, facilite le suivi en temps réel des plans d’action et favorise la communication entre les parties prenantes.
Les outils digitaux permettent d’enregistrer et de tracer automatiquement chaque étape du processus d’évaluation de l’intégrité des tiers : collecte des informations, validations internes, alertes reçues, mesures mises en place, revues périodiques…
Cette traçabilité réduit les risques de non-conformité. En cas d’audit ou de contrôle réglementaire, la documentation complète de l’évaluation des tiers permet à l’organisation de justifier ses décisions, prouver son éthique et démontrer la robustesse de son dispositif de gestion des risques.
Les nouvelles générations de collaborateurs sont de plus en plus attentives aux valeurs de l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
En limitant les crises liées aux tiers, l’évaluation des tiers protège l’image employeur. Car, même sans responsabilité directe, l’organisation subit les conséquences humaines des risques tiers. Le désengagement des collaborateurs, la hausse du turn-over et la perte d’attractivité sur le marché du travail compromettent le fonctionnement interne, la croissance, l’innovation et le développement de l’organisation.
Trop souvent perçu comme opérationnel ou ponctuel, un incident avec un tiers peut sembler maîtrisable. Mais cumulées, les conséquences juridiques, financières, humaines et réputationnelles s’aggravent mutuellement et créent un cercle vicieux, se nourrissant les unes des autres. Ce cycle peut conduire à des situations extrêmes de faillites, fermetures de sites ou crises institutionnelles.
Dans ce contexte, l’évaluation des tiers est un enjeu stratégique, qui touche à la durabilité, à la légitimité, voire même à la survie de l’organisation.
Modulables, les logiciels permettent une évaluation des tiers et des risques associés sur mesure, alignée avec les priorités stratégiques de l’entreprise, la collectivité ou l’administration.
Le paramétrage permet d’adapter la classification des risques, les seuils de risque, les niveaux de contrôle ou les critères d’évaluation en fonction des caractéristiques de l’organisation et des tiers avec lesquels elles entretiennent des relations (secteur d’activité, localisation géographique, exposition aux risques, lois et réglementations…).
La digitalisation optimise la structuration et le pilotage de l’évaluation des tiers. Mais, pour être pleinement efficace, ce processus doit s’appuyer sur de bonnes pratiques organisationnelles, humaines et stratégiques.
🎯 Une gouvernance engagée :
L’implication de la direction et des élus conditionne la légitimité du processus et l’adhésion de tous les acteurs internes et externes.
📋 Un cadre de référence partagé :
Définir en amont les règles communes (typologie des tiers, critères d’évaluation, niveaux de risque, responsabilités) garantit l’homogénéité et l’efficacité du dispositif.
🤝 Une prise de conscience collective :
La sensibilisation, les formations et la communication transparente favorisent l’appropriation du dispositif par les équipes opérationnelles.
Avec son logiciel d’évaluation des tiers, Values Associates propose une solution innovante pour disposer d’une application personnalisée et flexible en un temps record.
Sans aucun compromis avec vos exigences, notre outil intègre par défaut toutes les fonctionnalités fondamentales de l’évaluation des tiers, et bien plus. Le no code permet une personnalisation sans limite pour modeler l’outil à votre entreprise, collectivité ou administration.
