logiciel sapin 2

Module cadeaux et invitations

Un logiciel de gestion des cadeaux et invitations tout-en-un qui centralise et simplifie le processus de dĂ©claration, tout en s’adaptant aux spĂ©cificitĂ©s de votre structure. 

Les avantages de notre module cadeaux et invitations

Centralisez vos déclarations de cadeaux et invitations

IntĂ©grez les Ă©ventuelles particularitĂ©s de votre organisation liĂ©es aux diffĂ©rentes catĂ©gories de cadeaux et d’invitations, qu’ils soient offerts ou reçus, assurant ainsi une gestion prĂ©cise et conforme aux spĂ©cificitĂ©s de chaque situation

Associez des couches de vérification automatisées et humaines

Une fois les informations initiales de la déclaration complétées, un contrÎle automatisé vérifie sa conformité avec les politiques internes de votre organisation, garantissant ainsi une premiÚre couche de validation.

Si le contrĂŽle automatisĂ© identifie la nĂ©cessitĂ© d’une validation, la dĂ©claration est alors escaladĂ©e, ajoutant un niveau de vĂ©rification humaine. Pour les cas plus complexes ou sensibles, des validations supplĂ©mentaires peuvent ĂȘtre requises.

Pilotez votre dispositif

Assurez une communication rĂ©guliĂšre avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les diffĂ©rentes Ă©tapes de votre dispositif et vous permettant d’Ă©valuer et gĂ©rer les dĂ©clarations de cadeaux et d’invitations au sein de votre organisation

Disposez d'une documentation centralisée et actualisée

Centralisez toutes vos informations depuis le registre des dĂ©clarations de cadeaux et invitations, acceptĂ©es et refusĂ©es dans votre organisation jusqu’à la piste d’audit des changements d’Ă©valuation effectuĂ©s pour une dĂ©claration

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Personnalisation des champs

Configurez votre espace de travail en personnalisant les champs, la confidentialitĂ© et le niveau d’information, avec la possibilitĂ© d’ajouter, de supprimer ou de renommer des champs de demande de cadeaux ou d’invitations, tout en dĂ©finissant des champs obligatoires et en crĂ©ant des liens avec des rĂ©fĂ©rentiels spĂ©cifiques, comme les types de cadeaux et invitations

DĂ©finissez votre Workflow

Activez des notifications spĂ©cifiques pour chaque utilisateur lors de changements de statut, comme l’accord ou le refus d’une demande de cadeaux ou d’invitations, tout en configurant plusieurs niveaux de validation, avec des workflows adaptĂ©s en fonction des dĂ©cisions prises par les valideurs pour garantir un processus fluide et rĂ©actif.

Scoring

BĂ©nĂ©ficiez d’une configuration des critĂšres de scoring pour les montants ou la frĂ©quence des demandes et acceptations de cadeaux et d’invitations, allant des options les plus simples aux plus avancĂ©es.

Reporting

Organisez vos comptes rendus selon vos besoins, profitez d’une vue en temps rĂ©el Ă  360° sur votre activitĂ©, et partagez facilement vos rĂ©sultats avec le reste de votre Ă©quipe.

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Ils parlent de nous…

« L’Ă©quipe de Values Associates se distingue par sa grande rĂ©activitĂ©, surtout quand il s’agit de rĂ©soudre les problĂšmes identifiĂ©s. De plus, elle fait preuve de proactivitĂ© en suggĂ©rant des solutions alternatives qui correspondent parfaitement Ă  nos besoins »

Compliance officer

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    VALUES ASSOCIATES adopte les mesures techniques et organisationnelles de sĂ©curitĂ© et de confidentialitĂ© adaptĂ©es aux risques et conformes Ă  l’état de l’art, et Ă  prĂ©voir des mĂ©canismes de gestion des habilitations, permettant de limiter l’accĂšs aux DCP aux seules personnes ayant Ă  en connaitre.

    VALUES ASSOCIATES s’engage Ă  ne conserver les DCP traitĂ©es que dans la limite dans la durĂ©e nĂ©cessaire aux traitements, augmentĂ©e des dĂ©lais de prescription lĂ©gaux durant lesquels les informations seront archivĂ©es en vue de toute rĂ©clamation comptable, fiscale ou judiciaire.

    Que dit la loi Sapin 2 sur les cadeaux offerts et reçus ?  

    Promulguée en 2016, la loi Sapin 2 a pour objectif de réguler les pratiques professionnelles et de limiter les risques de corruption au sein des entreprises, des collectivités, et des administrations. 

    Elle impose la mise en place de dispositifs et de contrĂŽles spĂ©cifiques pour encadrer ces pratiques. Selon l’Agence Française Anticorruption (AFA), un cadeau ou une invitation se dĂ©finit comme un bien ou un service offert sans attendre de contrepartie, nĂ©cessitant ainsi des contrĂŽles appropriĂ©s.

    En France, l’Ă©change de cadeaux et d’invitations est une pratique courante et autorisĂ©e, visant Ă  maintenir de bonnes relations professionnelles avec divers partenaires. Cependant, cette pratique comporte des risques de corruption, tant pour les secteurs publics que privĂ©s. Le contrĂŽle instaurĂ© par la loi vise Ă  identifier tout dĂ©passement des limites acceptables, qui pourrait transformer un simple geste commercial en un acte de corruption ou de trafic d’influence. 

    Il est à noter que la loi Sapin 2 ne fixe pas de directives précises concernant ces limites acceptables.

    Cadeaux et invitations : geste commercial ou corruption ? 

    L’Agence Française Anticorruption (AFA) a publiĂ© des guides pour aider les organisations publiques et privĂ©es Ă  distinguer entre les cadeaux et invitations professionnels lĂ©gitimes et la corruption. L’AFA dĂ©finit un cadeau professionnel comme un bien ou un service offert sans attendre de contrepartie. Si une contrepartie dissimulĂ©e existe ou si le cadeau ou l’invitation est disproportionnĂ© en montant ou en frĂ©quence, cela peut ĂȘtre considĂ©rĂ© comme un acte de corruption.

    Pour se conformer Ă  la loi Sapin 2, l’AFA recommande aux organisations de formaliser une politique interne sur les cadeaux et invitations. Cette politique doit prĂ©ciser les rĂšgles concernant l’offre et l’acceptation de cadeaux pour prĂ©venir toute dĂ©rive vers la corruption.

     

    L’organisation est encouragĂ©e Ă  dĂ©finir clairement ses procĂ©dures et ses rĂšgles, soit :

    âžĄïžLes personnes concernĂ©es par la politique cadeaux et invitations : mandataires sociaux et dirigeants de l’entreprise, Ă©lus de la collectivitĂ©, salariĂ©s, agents de droit public et de droit privĂ©, collaborateurs occasionnels (intĂ©rimaires, apprentis, stagiaires
), tiers (fournisseurs, intermĂ©diaires
), etc.

    âžĄïžLes rĂšgles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation : Ă  partir d’exemples concrets, la politique interne dĂ©finit prĂ©cisĂ©ment les motifs qui justifient l’offre ou la rĂ©ception de cadeaux et d’invitations (stratĂ©gie de relations publiques, parrainage, mĂ©cĂ©nat, missions de reprĂ©sentation et de protocole
) Elle dĂ©termine la nature, le montant et la frĂ©quence acceptables des cadeaux et des invitations offerts et reçus. Elle dĂ©crit les situations dans lesquelles il est strictement interdit d’en recevoir (procĂ©dure d’appel d’offre ou de marchĂ© public, cadeau impliquant un proche
).

    âžĄïžLes procĂ©dures d’autorisation : selon la nature et le montant du cadeau ou de l’invitation, la Direction peut dĂ©lĂ©guer aux collaborateurs la dĂ©cision de l’accepter ou de le refuser. Elle peut aussi exiger l’autorisation du responsable hiĂ©rarchique, voire de l’équipe conformitĂ©/compliance. La mise en place d’un registre interne facilite le suivi et le contrĂŽle des cadeaux et invitations offerts et reçus.

    Pourquoi choisir notre logiciel pour gérer vos activités de cadeaux et invitations offerts et reçus ? 

    Notre module cadeaux et invitations centralise et historise tous les cadeaux et invitations offerts et reçus, simplifiant les déclarations via un formulaire ergonomique.

    Assurez un suivi en temps réel et tout en anticipant les risques de dépassement des seuils légaux (loi Sapin 2).

    GrĂące Ă  la datavisualisation et aux tableaux de bord dynamiques, le pilotage et le contrĂŽle deviennent plus efficaces.

    De plus, le module permet de personnaliser les rĂšgles d’acceptation, adapter les procĂ©dures d’autorisation et gĂ©rer la volumĂ©trie des demandes, assurant une gestion fluide et conforme Ă  vos besoins.

    Le module Cadeaux et invitations peut ĂȘtre couplĂ© aux autres modules de la solution logicielle dĂ©veloppĂ©e par Values Associates, couvrant l’ensemble des activitĂ©s de maĂźtrise des risques.

    QUESTIONS FRÉQUENTES SUR LA GESTION DES RISQUES LIÉS AUX CADEAUX ET INVITATIONS, OFFERTS ET REÇU DANS UNE ORGANISATION 

    Pourquoi est-il important de gérer les cadeaux et invitations offerts et reçus dans une organisation ?

    La gestion des cadeaux et des invitations offerts et reçus est cruciale pour maintenir la transparence, l’intĂ©gritĂ© et la conformitĂ© aux politiques internes et aux rĂ©glementations externes, telles que les lois anti-corruption. Elle aide Ă  garantir que les relations d’affaires restent professionnelles et Ă©thiques.

    Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des cadeaux et invitations offerts et reçus ?

    Un logiciel de gestion des cadeaux et invitations est une application qui permet aux organisations de tracer, arbitrer, enregistrer et gĂ©rer l’intĂ©gralitĂ© des cadeaux et invitations selon les politiques dĂ©finies pour chacune d’elles. Ce logiciel aide Ă  centraliser les informations sous forme d’un registre des cadeaux etr invitations

    Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des cadeaux et invitations offerts et reçus ?

    Les principaux avantages incluent :

    • Centralisation des donnĂ©es : Toutes les informations sont stockĂ©es en un seul endroit.
    • TraçabilitĂ© et historisation : Suivi dĂ©taillĂ© de chaque cadeau et invitation offert ou reçu, avec des historiques d’actions.
    • ConformitĂ© : Assure que les cadeaux et les invitations respectent les politiques internes et les rĂ©glementations externes.
    • RapiditĂ© et efficacitĂ© : Automatisation des processus, rĂ©duisant le temps et les efforts manuels nĂ©cessaires pour gĂ©rer les cadeaux et les invitations.
    Comment un logiciel de gestion des cadeaux et invitations aide-t-il à assurer la conformité ?

    Un logiciel paramétré selon les spécificités qui sont les vÎtres garantit queles cadeaux et invitations offerts et reçus sont arbitrés et documentés conformément aux politiques de votre organisation. Le logiciel peut notamment intégrer des rÚgles et des seuils pour signaler automatiquement les cadeaux et invitations qui pourraient poser des problÚmes de conformité.

    Comment un logiciel de gestion des cadeaux et invitations peut-il améliorer la transparence ?

    En fournissant des rapports dĂ©taillĂ©s et facilement accessibles sur les cadeaux et invitations offerts et reçus, le logiciel permet aux diffĂ©rentes parties prenantes de vĂ©rifier facilement la conformitĂ© aux rĂšgles et  politiques Ă©dictĂ©es au sein de l’organisation.