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Loi Sapin 2 – Cadeaux et invitations

Simplifiez et fiabilisez la gestion de vos cadeaux et invitations, en conformité avec les obligations de la loi anticorruption Sapin 2.

L’AFA, dans le cadre de la loi Sapin 2, indique qu’un cadeau professionnel « est un bien ou une prestation offert sans attendre de contrepartie ». Elle nécessite la mise en place de contrôles à ce sujet.

Découvrez notre logiciel dédié aux cadeaux et invitations dans le cadre de la loi Sapin 2

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Loi Sapin 2 - Cadeaux et invitations - Tableau de bord logiciel

Offrir et recevoir des cadeaux et invitations est une pratique professionnelle courante et autorisée en France. Ce geste commercial entretient les bonnes relations avec un collaborateur, un client, un fournisseur ou tout autre partenaire. Mais il représente aussi un risque de corruption pour les acteurs publics et privés.

Pour anticiper les dérives et faciliter les contrôles, digitalisez votre suivi des cadeaux et invitations reçus et offerts. Avec le module Cadeaux et invitations, maîtrisez vos risques et soignez vos relations professionnelles en toute sérénité !

Que dit la loi Sapin 2 sur les cadeaux et invitations ?

Publiée en 2016, la loi Sapin 2 vise à réguler les pratiques professionnelles et à maîtriser les risques de corruption dans les entreprises, collectivités et administrations. Elle impose la mise en place de dispositifs et contrôles spécifiques.

Les cadeaux et invitations professionnels, offerts et reçus, sont concernés. L’objectif du contrôle : identifier le dépassement des limites acceptables qui pourrait faire basculer le geste commercial du côté de la corruption ou du trafic d’influence. La loi Sapin 2 ne donne cependant aucune directive formelle concernant ces limites acceptables.

Logiciel anti-corruption - Cadeaux et invitations - Gestion des collaborateurs

Cadeaux et invitations : geste commercial ou corruption ?

Pour accompagner les organisations publiques et privées, l’Agence Française Anticorruption (AFA) a détaillé ses recommandations et bonnes pratiques dans deux guides : « La politique cadeaux et invitations dans les entreprises, les EPIC, les associations et les fondations« , publié en 2020, et « Agents publics : les risques d’atteintes à la probité concernant les cadeaux et invitations » publié en 2022.

L’AFA clarifie la distinction entre cadeau et corruption. Le cadeau professionnel est « un bien ou une prestation offert sans attendre de contrepartie ». Ainsi, dès lors qu’il existe une contrepartie dissimulée, le cadeau et l’invitation deviennent actes de corruption.

L’acte de corruption peut aussi être caractérisé par le caractère disproportionné du cadeau ou de l’invitation. Cette disproportion est appréciée en fonction de deux critères : le montant et la fréquence des cadeaux et des invitations offerts et reçus.

Mettre en place une politique cadeaux et invitations conforme

Pour se protéger, l’AFA recommande aux acteurs publics et privés de formaliser leur politique interne cadeaux et invitations, en conformité avec la loi Sapin 2.

L’organisation est encouragée à définir clairement ses procédures et ses règles, soit :

➡️Les personnes concernées par la politique cadeaux et invitations : mandataires sociaux et dirigeants de l’entreprise, élus de la collectivité, salariés, agents de droit public et de droit privé, collaborateurs occasionnels (intérimaires, apprentis, stagiaires…), tiers (fournisseurs, intermédiaires…), etc.

➡️Les règles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation : à partir d’exemples concrets, la politique interne définit précisément les motifs qui justifient l’offre ou la réception de cadeaux et d’invitations (stratégie de relations publiques, parrainage, mécénat, missions de représentation et de protocole…) Elle détermine la nature, le montant et la fréquence acceptables des cadeaux et des invitations offerts et reçus. Elle décrit les situations dans lesquelles il est strictement interdit d’en recevoir (procédure d’appel d’offre ou de marché public, cadeau impliquant un proche…).

➡️Les procédures d’autorisation : selon la nature et le montant du cadeau ou de l’invitation, la Direction peut déléguer aux collaborateurs la décision de l’accepter ou de le refuser. Elle peut aussi exiger l’autorisation du responsable hiérarchique, voire de l’équipe conformité/compliance. La mise en place d’un registre interne facilite le suivi et le contrôle des cadeaux et invitations offerts et reçus.

Workflow de gestion des cadeaux et invitations - Loi Sapin 2

Pilotez et contrôlez la politique cadeaux et invitations

Le module Cadeaux et invitations facilite le pilotage, le suivi et le contrôle de la politique interne de l’organisation. Il vous permet de :

✅ Centraliser et historiser

Dans une base de données unique, l’ensemble des cadeaux et des invitations offerts et reçus, en précisant leur nature, leur montant et le bénéficiaire, ou toute autre caractéristique.

✅ Simplifier la déclaration

Simplifier la déclaration des cadeaux grâce à un formulaire simple et ergonomique, accessible à tous.

✅ Suivre et anticiper les risques

Suivre les opérations en temps réel et anticiper les risques de dépassement du seuil et les dérives à la loi Sapin 2.

✅ Faciliter le pilotage et les contrôles

Grâce à la datavisualisation et des tableaux de bord visuels et dynamiques.

✅ Personnaliser les reportings

Grâce à des extractions en fonction des actions et des profils de l’équipe (vue Collaborateur, vue Manager,…).

Simplifiez et personnalisez la gestion des cadeaux et invitations avec la digitalisation

Loi sapin 2 - Cadeaux et invitations - Logiciel kanban

Gérer les cadeaux et les invitations peut être complexe. La digitalisation simplifie et fiabilise votre gestion. Souple et évolutif, le module Cadeaux et invitations vous permet de :

Personnaliser les règles d’acceptation :

En fonction du profil de la personne concernée, du contexte dans lequel est offert ou reçu le cadeau ou l’invitation, de la nature, de la fréquence et du montant des cadeaux, ou encore des usages locaux (pour les filiales à l’étranger)…

Adapter les procédures d’autorisation et les workflows de validation :

Selon la typologie du cadeau ou de l’invitation, la validation du responsable hiérarchique, de la direction, voire de l’équipe conformité/compliance peut être exigée.

Gérer la volumétrie :

Des demandes et des autorisations d’acceptation des cadeaux et invitations offerts et reçus.

Mettez votre politique cadeaux et invitations en conformité avec la loi Sapin 2

Le module Cadeaux et invitations peut être couplé aux autres modules de la solution logicielle développée par Values Associates, couvrant l’ensemble des activités de maîtrise des risques.

Avec cette application, vous pouvez :

Relier la gestion des cadeaux et des invitations à la cartographie des risques de corruption.
Intégrer le contrôle des cadeaux et des invitations à vos contrôles et audits internes.

Une offre 100 % souple, évolutive et personnalisable

Le module Cadeaux et invitations s’appuie sur une base déjà paramétrée afin d’intégrer les spécificités communes à tous les clients.

Le formulaire de déclaration des cadeaux standard est totalement personnalisable. Il s’adapte à vos exigences. Vous pouvez :

Choisir vos fonctionnalités et vos descriptions : typologie et montant des cadeaux et invitations, seuil maximum autorisé, personnalisation des autorisations en fonction des profils…
Intégrer votre charte.
Hiérarchiser les droits utilisateurs.
Extraire des textes ou ajouter des pièces jointes.
Adapter vos indicateurs de pilotage, vos tableaux de bord, vos modalités de suivi et de restitution

Cette structure confère à notre solution une grande agilité et réactivité. Elle permet de vous offrir une réponse rapide et personnalisée, parfaitement adaptée à votre politique interne cadeaux et invitations, et conforme aux exigences de la loi Sapin 2.

Application traitement données de data driven

Les points forts de l’application Sapin 2

Vous donner une vision globale et centralisée du traitement de vos obligations Sapin 2 au travers d’une application unique
Vous faire gagner du temps dans la collecte, le traitement, l’analyse et la communication des informations, grâce à une digitalisation de l’approche et des procédures
Favoriser le collaboratif et vous permettre de donner un accès homogène au suivi des réglementations et une vision sur la démarche anti-corruption de votre entreprise

Découvrir les autres modules Sapin 2

Les fondamentaux

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