L’Agence Française Anticorruption (AFA) désigne le cadeau et l’invitation : « comme un bien ou une prestation offert sans attendre de contrepartie ». Dans cette définition apparaît clairement ce qui distingue le cadeau de la corruption : sa finalité.
En 2023, l’affaire Urgo a défrayé la chronique. Les laboratoires ont été condamnés à une amende de 1,125 million d’euros. Leur infraction ? Avoir offert plus de 55 millions d’euros de cadeaux à 8 000 pharmaciens entre 2015 et 2021 en échange d’abandon de remises sur les produits.
Ce scandale a remis en lumière la question de la limite entre cadeaux et corruption dans le domaine professionnel. Qu’autorise concrètement la législation dans ce domaine ? Quels sont les risques encourus par les organisations, aussi bien publiques que privées ? Comment gérer les cadeaux et les invitations offerts et reçus en garantissant la conformité des pratiques commerciales en matière de corruption ? Entreprise, collectivité, administration, association : découvrez comment maîtriser vos risques en mettant en place une politique cadeaux et invitations, conforme à la loi Sapin 2 anticorruption.
La loi Sapin 2 et la gestion des cadeaux et invitations
En termes formels, les textes légaux ne disent rien sur la politique cadeaux et invitations des acteurs publics et privés. Hormis dans le secteur de la santé réglementé par la loi DMOS « anti-cadeaux », les cadeaux et invitations dans le cadre professionnel sont, de fait, autorisés, mais dans les limites “acceptables” de la loi Sapin 2.
Cadeaux et invitations : une pratique autorisée en France
« Des actes ordinaires de la vie des affaires » : c’est ainsi que l’Agence Française Anticorruption (AFA) décrit les cadeaux et les invitations dans ses guides de recommandations.
Concrètement, le cadeau et l’invitation peuvent prendre la forme d’une invitation à déjeuner, d’un produit, d’un service, d’un objet publicitaire, d’une invitation à un événement ou encore de la mise à disposition gratuite de biens ou de locaux. Ils peuvent être offerts ou reçus par l’organisation ou directement par un salarié ou un agent.
Que dit la loi Sapin 2 en matière de cadeaux et d’invitations ?
Si offrir et recevoir des cadeaux et invitations est une pratique professionnelle autorisée, la frontière est ténue entre le geste commercial et la tentative de corruption. La loi Sapin 2 veille à ce que cette frontière ne soit pas franchie.
Tournant majeur dans le renforcement de la transparence et la prévention de la corruption en France, la loi Sapin 2 au travers de son article 17 définit précisément les obligations des entreprises, collectivités et administrations en matière de lutte contre la corruption. C’est dans le cadre de la régulation des pratiques professionnelles que la loi Sapin 2 réglemente l’usage des cadeaux et des invitations. Elle impose un dispositif de contrôles et de pilotage afin d’identifier tout dépassement des limites acceptables qui pourrait être interprété comme un acte de corruption ou un trafic d’influence.
En revanche, la législation ne donne aucune directive formelle concernant la nature, la valeur et la fréquence acceptables des cadeaux et invitations.
Cadeaux et invitations : quels sont les risques de corruption ?
En l’absence de législation en la matière, l’Agence Française Anticorruption (AFA) guide les entreprises, collectivités et administrations à distinguer le cadeau du fait de corruption. L’enjeu ? Protéger l’organisation, ses dirigeants et ses collaborateurs. Car, en cas de corruption active ou passive, les sanctions sont sévères.
Comment distinguer cadeaux et tentatives de corruption ?
Dans sa définition d’un bien ou d’une prestation offert sans attendre de contrepartie, L’AFA précise que « l’offre ou l’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation ne peut être faite en vue de déterminer l’accomplissement ou le non-accomplissement d’un acte par une personne ». Ainsi, dès lors qu’il existe une contrepartie dissimulée, le cadeau et l’invitation constituent un fait de corruption ou de trafic d’influence. Cette contrepartie peut être la signature d’un contrat commercial, l’attribution d’un marché public ou encore une embauche de complaisance.
L’acte de corruption peut aussi être caractérisé par le caractère disproportionné du cadeau ou de l’invitation. Cette disproportion est appréciée en fonction de deux critères : le montant et la fréquence.
Quelles sont les sanctions en cas de corruption ?
La corruption active ou passive expose l’organisation, ses dirigeants et les collaborateurs concernés à un risque pénal.
Les sanctions sont aussi disciplinaires, en application du règlement intérieur de l’entreprise ou des tableaux des sanctions des fonctions publiques. Les personnes concernées peuvent, notamment, se voir interdites d’exercer l’activité concernée par la corruption. Pour un agent public, un acte de corruption est souvent synonyme de révocation.
L’accusation de corruption se double pour l’entreprise ou la collectivité de sanctions commerciales et administratives, comme l’annulation d’un contrat, d’une décision ou d’un marché public. Elle atteint son image et sa réputation et affecte la confiance de ses partenaires, clients et usagers.
Comment mettre en place une politique cadeaux et invitations conforme à la loi Sapin 2 ?
L’Agence Française Anticorruption (AFA) accompagne les acteurs publics et privés dans la mise en place d’une politique cadeaux et invitations efficace et conforme aux exigences reglementaires. Elle a publié en 2020 ses recommandations dans un guide intitulé « La politique cadeaux et invitations dans les entreprises, les EPIC, les associations et les fondations ». Il a été complété en 2022 par un guide dédié aux acteurs publics : « Agents publics : les risques d’atteintes à la probité concernant les cadeaux et invitations ».
Formaliser la politique cadeaux et invitations
La formalisation de la politique cadeaux et invitations passe par la définition claire des procédures et des règles.
L’AFA préconise aux entreprises et collectivités de déterminer précisément :
- Les personnes concernées par la politique cadeaux et invitations : mandataires sociaux et dirigeants de l’entreprise, élus de la collectivité, salariés, agents de droit public et de droit privé, collaborateurs occasionnels (intérimaires, apprentis, stagiaires…), tiers (fournisseurs, intermédiaires…), etc.
- Les règles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation : à partir d’exemples concrets, le guide définit précisément les motifs qui justifient l’offre ou la réception de cadeaux et d’invitations (stratégie de relations publiques, parrainage, mécénat, missions de représentation et de protocole…) Il détermine la nature, le montant, la fréquence et le seuil acceptables des cadeaux et des invitations offerts et reçus. Il décrit les situations dans lesquelles il est strictement interdit d’en recevoir (procédure d’appel d’offre ou de marché public, cadeau impliquant un proche…)
- Les procédures d’autorisation : selon la nature et le montant, la direction peut déléguer aux collaborateurs la décision d’accepter ou de refuser le cadeau ou l’invitation. Elle peut aussi exiger l’autorisation du responsable hiérarchique, voire de l’équipe conformité ou compliance. La mise en place d’un registre interne facilite le suivi et le contrôle des cadeaux offerts et reçus.
L’AFA recommande aussi aux entreprises et collectivités de « communiquer, par tout moyen, sa politique à l’ensemble des personnes à laquelle elle s’applique » et de la « rendre publique ».
Articuler la politique cadeaux et invitations avec la loi Sapin 2
Pour réduire au maximum les risques de corruption, l’AFA encourage toutes les entreprises et collectivités à mettre leur politique cadeaux et invitations en conformité avec les exigences de la législation Sapin 2.
Pour être efficace, la politique cadeaux et invitations s’articule avec :
- La cartographie des risques : la cartographie des risques identifie les menaces auxquelles l’organisation est exposée, notamment les risques de corruption. Dans le cadre de la politique cadeaux et invitations, la cartographie recense et hiérarchise les situations à risques et les fonctions les plus exposées (achat, marché public, gestion des subventions, ressources humaines, services en contact avec les usagers du service public…)
- Le code de conduite : selon l’article 17 du texte, le code de conduite définit les « comportements à proscrire comme étant susceptible de caractériser des faits de corruption et de trafic d’influence ». L’AFA recommande d’annexer au code de conduite la politique cadeaux et invitations, ou d’y reprendre ses éléments.
- La formation des personnes les plus exposées au risque de corruption.
- Les contrôles internes : en application de la législation Sapin 2, l’organisation doit mettre en place des contrôles réguliers pour vérifier le caractère légal des cadeaux et des invitations (contrôle comptable, contrôle interne, audit interne).
Sécuriser sa politique cadeaux et invitations avec un outil digital
Mettre en place une politique cadeaux et invitations dans une entreprise ou une collectivité est complexe. Les règles d’acceptation et d’autorisation varient en fonction de nombreux critères : le poste et le profil de la personne ; le contexte, la nature, le montant et la fréquence des cadeaux ou des invitations ; les usages locaux pour les filiales à l’étranger ; etc. Un outil digital comme le logiciel dédié à Sapin 2 que propose Values associates aide à gérer cette complexité, ainsi que la volumétrie des demandes et des autorisations, grâce à un module logiciel dédié aux cadeaux et invitations.
Optimiser le pilotage, le suivi et le contrôle des cadeaux et invitations
Un logiciel dédié permet de centraliser et d’historiser dans une base de données unique l’ensemble des cadeaux et des invitations offerts et reçus. Il facilite leur déclaration dans un registre en ligne, accessible à tous.
Grâce à des tableaux de bord visuels et dynamiques (par bénéficiaire, par nombre d’opérations, par nature…), le responsable conformité peut suivre les opérations en temps réel et identifier rapidement les risques de dépassement des seuils et de dérive à la loi Sapin 2.
Ces reportings représentent un précieux gain de temps.
Personnaliser et simplifier les procédures d’autorisation
Un outil digital permet de personnaliser les procédures d’autorisation, en fonction des profils des demandeurs et des décisionnaires, ainsi que de la nature et de la valeur du cadeau ou de l’invitation.
Grâce à des workflows de validation automatisés, tout collaborateur peut obtenir une réponse rapide à une demande d’offre ou de réception d’un cadeau ou d’une invitation. La réactivité du responsable hiérarchique ou de l’équipe conformité/compliance, permise par un outil digital, aide à prévenir et limiter les situations à risque.
Souple et évolutif, ce type d’outil peut intégrer rapidement toutes modifications apportées à la politique de gestion des risques.
Un logiciel dédié à la loi Sapin 2 pour maîtriser tous les risques de corruption
La solution logicielle proposée par Values Associates concilie la politique cadeaux et invitations avec toutes les exigences de la loi Sapin 2.
Tous les modules – cadeaux et invitations, cartographie des risques de corruption, évaluation des tiers, procédures de contrôles comptables, questionnaire AFA– peuvent être couplés pour une maîtrise globale des risques de corruption de l’organisation.
Les cadeaux et les invitations soumettent les acteurs publics et privés à des risques de corruption. Si la loi n’impose aucune obligation, mettre en place une politique cadeaux et invitations claire et précise protège l’organisation. Le recours à un logiciel dédié à la gestion des cadeaux et des invitations garantit aux entreprises, collectivités et administrations une politique à la fois conforme, personnalisée et réactive. La digitalisation est la clé d’une gestion des risques efficace et de relations professionnelles sereines.