Ensemble de règles, de procédures et de méthodes, le contrôle interne est un outil de maîtrise des risques. Le but ? Prévenir les événements qui pourraient affecter la performance et la compétitivité de l’organisation.
Efficience, qualité et sécurité sont les maîtres mots de ce dispositif. Les enjeux sont forts. Il s’agit de protéger l’entreprise et son patrimoine. Il s’agit également de favoriser son développement commercial. Dispositif transversal, le contrôle interne est l’affaire de tous. Qu’est-ce que le contrôle interne ? Pourquoi est-il indispensable dans l’entreprise ? Comment le mettre en place, l’évaluer et assurer son efficacité dans la durée ? Quels sont les outils et moyens à mobiliser ? Voici quelques retours sur les clés d’un contrôle interne efficace.
Qu’est-ce que le contrôle interne ?
Quels sont les objectifs du contrôle interne ?
Contrôler est un mot à double sens. Il signifie à la fois vérifier (contrôler quelque chose) et maîtriser (avoir la maîtrise de quelque chose). Dans l’entreprise, le contrôle interne assume ces deux rôles : il vise à maîtriser les risques, mais aussi à vérifier la bonne application des règles permettant d’atteindre cet objectif.
En pratique, anticiper les événements à risques exige de disposer d’une organisation optimisée. Pour partager les bonnes pratiques, le dispositif de contrôle s’appuie sur un ensemble de procédures harmonisées et de référentiels partagés. C’est une démarche collective, structurée et adaptée à l’organisation, au fonctionnement de la société et à ses enjeux.
Si le contrôle interne s’est d’abord imposé dans la sphère comptable, il s’est aujourd’hui élargi à toutes les activités de l’entreprise.
Pourquoi le contrôle interne est-il indispensable dans une entreprise ?
Le contrôle interne n’est pas une obligation légale, hormis pour les banques, sociétés de financement et établissements de paiement régis par le Code monétaire et financier. Dans les faits, au vu des risques commerciaux, économiques, juridiques et financiers encourus, un dispositif de contrôle est déployé dans toutes les organisations d’une certaine taille.
Mais, quelles que soient leur taille et leurs activités, les entreprises ont toutes un intérêt stratégique et commercial à mettre en place une politique de contrôle efficace. L’enjeu ? Se positionner comme des acteurs économiques et commerciaux fiables et performants pour leurs salariés, clients, fournisseurs, investisseurs et partenaires.
L’absence de contrôle interne expose l’organisation à des erreurs humaines, financières, comptables ou techniques, voire à des fraudes volontaires. Au-delà des conséquences juridiques, cela peut avoir de lourds impacts sur son activité économique et ses relations commerciales.
Qui sont les acteurs du contrôle interne ?
Le contrôle interne est une démarche transversale à l’entreprise. C’est un moyen et non une fin. Pour être efficace, l’engagement de tous est important. Direction, ensemble des salariés et service dédié doivent avancer main dans la main.
L’affaire de tous dans l’entreprise
Les salariés sont le bras armé du contrôle interne. Établir des procédures et des méthodes ne sert à rien si elles ne sont pas appliquées. C’est à chaque niveau opérationnel de l’organisation que tout se joue. Si certains services de l’entreprise sont plus impactés que d’autres, tous sont concernés. L’implication de tous les collaborateurs est indispensable pour obtenir et sécuriser les résultats attendus.
L’engagement de la Direction, un préalable
Engager l’ensemble du personnel dans un projet et faire accepter de nouvelles contraintes et exigences sont un vrai défi. Ce qui fait la différence ? L’impulsion politique donnée par les dirigeants et le management dans son ensemble. Il est par ailleurs important de noter que s’il ne peut voir sa responsabilité engagée pour absence ou insuffisance de contrôle, tout dirigeant est en revanche responsable en cas de fraudes ou d’accidents. Il peut être poursuivi pour n’avoir pas mis en place les mesures de prévention adéquates.
Des experts aux commandes
Le rôle du contrôleur interne est de définir une politique adaptée et cohérente et de s’assurer que les procédures et règles soient bien transmises, comprises et mises en œuvre. Il peut identifier des leviers de progression et proposer des solutions d’optimisation dans un processus d’amélioration continue de la performance.
Les contrôleurs internes maîtrisent bien sûr les techniques et outils opérationnels et informatiques indispensables à leur métier, ainsi que la gestion de projet transversal. Ce sont aussi des femmes et des hommes disposant de grandes qualités relationnelles et de communication. Au cœur du système, ce sont eux qui assurent le lien et le dialogue entre tous les acteurs engagés dans le dispositif.
Comment mettre en place un contrôle interne ?
La mise en œuvre du contrôle interne dans l’entreprise est un projet d’organisation majeur. Pour obtenir les résultats attendus et assurer la réussite de la démarche, il peut être intéressant de s’appuyer sur le fil rouge suivant, articulée en 6 étapes principales :
- Organiser le contrôle interne
Tout projet nécessite de mobiliser des ressources humaines, financières et techniques adaptées aux objectifs. En fonction des besoins et de la taille de l’entreprise, le projet peut être confié à une personne, une équipe ou un service expert. Comme tout projet transversal, le contrôle interne exige une définition claire des responsabilités, avec le soutien de la Direction et du Management. - Diagnostiquer les risques
Afin de prioriser les actions et définir le périmètre à contrôler, la première étape consiste à identifier, analyser et caractériser les risques.
Pour chaque activité de l’entreprise, il convient de se poser la question : quelles sont les familles de risques que le contrôle interne peut permettre de diminuer ? On recense généralement huit familles de risques : la conformité aux lois, réglementations et normes en vigueur, la finance, la comptabilité, l’opérationnel, la sécurité des données, le respect de l’environnement, la santé des salariés et la réputation.
Les points faibles de l’organisation et leur niveau de criticité sont référencés dans la cartographie des risques. Cet outil est fondamental. Il aide à définir le périmètre à contrôler et à prioriser les actions à mener. - Définir le périmètre d’intervention
Quel que soit le type d’organisation, le but final reste le même : maîtriser les risques. En revanche, en fonction des activités et des enjeux, le périmètre d’intervention peut être plus ou moins élargi. Le contrôle interne peut être déployé dans toute l’entreprise ou seulement pour certains sites, filiales ou services. Il peut s’appliquer à toutes les activités et processus ou seulement à quelques-uns. La cartographie réalisée en amont est un outil précieux pour affiner le périmètre à couvrir et déterminer les opérations prioritaires. - Analyser l’existant
Étape suivante: l’analyse de l’existant. Il est très rare qu’il n’existe aucune procédure dans une entreprise. Ces procédures peuvent toutefois ne pas avoir été formalisées et/ou mises en œuvre.
Pour les identifier, le contrôleur interne se posera les questions suivantes : existe-t-il déjà des règles ? Si oui, quelles sont-elles ? Sont-elles formalisées ? Ont-elles été communiquées? Sont-elles efficaces ? Suivent-elles les recommandations du métier ? Quelles sont les améliorations à apporter ?
En fonction des réponses, le contrôleur interne peut décider simplement de formaliser et d’optimiser l’existant. En cas d’insuffisances constatées, il lui appartient de proposer un plan d’actions adapté afin de compléter et de renforcer le dispositif.
Face à chaque risque identifié, différentes stratégies sont possibles : mettre en place des actions correctives pour éliminer ce risque, le réduire, le transférer ou l’accepter mais en connaissance de cause. Pour chacune de ces décisions, il s’agit notamment d’évaluer le rapport bénéfice/risque. - Déployer le contrôle interne dans l’entreprise
Opération de vérification, procédure, règlement, référentiel, mesure de protection tangible, grille de séparation des responsabilités, droits d’accès, flow chart,… : de nombreux outils opérationnels existent pour formaliser et diffuser les bonnes pratiques à tous les niveaux de la hiérarchie.
Documenter est important. Cela permet de réduire les erreurs, de clarifier les rôles de chacun, de partager la même vision, de garantir l’homogénéité des actions et d’assurer la continuité en cas d’absence d’un salarié. Les documents servent aussi de support à la diffusion de l’information. Pour être bien appliquées, les règles doivent être claires et comprises. - Assurer l’efficacité du contrôle interne sur le long terme
Le contrôle interne est une démarche d’amélioration continue. Le contrôleur interne doit prévoir des « contrôles de contrôles ». L’objectif : vérifier que les règles et le dispositif mis en place sont respectés et efficaces, et identifier les éventuelles difficultés opérationnelles. Les retours des collaborateurs, ainsi que les incidents survenus, sont des sources à exploiter pour améliorer la démarche.
Il appartient dans ce contexte au contrôleur interne de déterminer les actions qui nécessitent une surveillance et d’établir les modalités de vérification (quelle périodicité, quels moyens, qui est responsable,…).
Pour maintenir l’efficacité du contrôle interne dans le temps, les processus et les risques doivent être réévalués chaque année et la documentation maintenue à jour. En parallèle, la veille juridique et réglementaire permanente permet de s’assurer que l’entreprise reste en conformité avec les obligations et les normes nationales, européennes et internationales.
Les clés d’un contrôle interne efficace
Une diffusion d’informations claires et pertinentes
La communication est une des clés de réussite et d’efficacité d’une démarche transversale. Les salariés seront d’autant plus impliqués s’ils comprennent l’utilité des règles et des objectifs fixés et qu’ils y adhèrent. Tout l’enjeu réside dans le fait de faire comprendre que le contrôle interne n’est pas une énième contrainte et un énième recueil de procédures. Qu’il s’agit au final d’un dispositif leur permettant de réaliser les tâches avec plus de sérénité.
Il est important que chaque collaborateur comprenne son rôle et les opérations de vérification qu’il doit réaliser liées à son activité, sur la base en particulier d’informations claires, fiables, régulières et pertinentes. Les actions de formation dédiées aux collaborateurs les plus concernés sont dans ce contexte des incontournables
Utiliser un logiciel dédié au contrôle interne
Contrôler implique la mise en place d’un système transversal et souvent complexe. Les solutions informatiques, avec des mécanismes d’automatisation de certaines tâches, apportent une aide précieuse pour diffuser l’information et sécuriser le dispositif.
Un logiciel spécialisé et dédié au contrôle interne facilite et fiabilise la gestion au quotidien du dispositif. Toutes les informations sont notamment centralisées dans un même outil : cartographie des risques, vision globale des contrôles, rôles de chaque acteur, plans d’actions, suivi des incidents. Les mises à jour sont automatiques, simples, rapides et garanties sans erreur.
Autre atout de l’utilisation d’un outil informatique : un suivi automatisé et en temps réel. Le logiciel assure une traçabilité des opérations de contrôle et relance automatiquement les collaborateurs quand ils ont des vérifications à réaliser. Cette traçabilité facilite les reportings et la préparation d’un audit interne.
Utiliser un logiciel, c’est l’assurance d’un vrai gain de temps pour tous.
En synthèse, déployer un dispositif de contrôle interne, c’est l’assurance de risques maîtrisés et d’une gestion et de procédures optimisées et efficientes. Structurer le dispositif et utiliser un logiciel spécialisé : 2 facteurs de succès pour un contrôle interne plus efficace!