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Comment construire votre tableau de bord Excel?

Excel est un excellent outil pour concevoir des tableaux de bord efficaces qui facilitent l’analyse pertinente de données et les prises de décision qui en découlent. Il y a cependant certaines étapes indispensables à ne pas omettre pour que votre tableau de bord réponde aux attentes de celles et ceux qui en auront besoin. Voici comment construire un tableau de bord Excel efficace et pertinent.

 

Les questions à se poser pour un tableau de bord pertinent

Le premier réflexe serait de créer un tableau de bord en fonction des données disponibles à exploiter. Contrairement aux apparences, un tel tableau peut vite devenir inefficace et être abandonnés par ses utilisateurs.

Pour être efficace, un tableau de bord avec Excel doit avant tout être pertinent, surtout pour celles et ceux qui en feront usage au quotidien. Pour cela, il est important qu’il soit construit selon les prises de décisions qu’il est censé faciliter, et les objectifs auxquels il doit répondre.

Ainsi, commencez par déterminer les objectifs à atteindre et les caractéristiques de votre futur tableau de bord, de préférence avec ses futurs utilisateurs. En effet, il est également essentiel de cerner les besoins des collaborateurs auxquels est destiné le tableau de bord, afin qu’il facilite réellement leurs analyses et prises de décision.

Pour y parvenir, n’hésitez pas à vous poser un maximum de questions, telles que par exemple :

  • Quels indicateurs de performance (KPI) devront impérativement être utilisés ?
  • Doit-il intégrer une fonctionnalité d’alerte, comme par exemple des seuils de quantité dans un tableau de bord qui serait destiné à la gestion des stocks ?
  • Quel est l’objectif principal du tableau de bord Excel ? Donner une vue globale de l’activité ? Mettre en avant les points à améliorer ?
  • Sur quels device le tableau de bord sera-t-il être utilisé?
  • Etc.

Faites une esquisse de votre futur tableau de bord Excel

Que ce soit à l’aide d’une feuille et d’un stylo, ou directement sur Excel, l’étape suivante pour créer un tableau de bord Excel efficace est d’en faire une première esquisse. Cette esquisse sera le plan de votre tableau de bord. C’est elle aussi qui vous permettra de faire réagir plus facilement les utilisateurs. C’est elle également qui vous permettra ensuite de créer plus rapidement et plus facilement tant la partie présentation que la partie technique.

Cette étape est également très importante. Ne tombez pas dans le piège de reprendre un modèle de tableau de bord précédemment utilisé pour gagner du temps. Chaque tableau est unique.

Emplacement des éléments clés à présenter, des graphiques, types de graphiques choisis, boutons d’action, tableaux de valeurs etc., entrez le plus possible dans les détails. Gardez à l’esprit que le résultat final doit être une présentation claire, qui répondra en un coup d’œil à une problématique précise.

Ainsi, présentez votre esquisse aux personnes qui devront utiliser le tableau de bord réalisé sous Excel, afin de vérifier qu’aucun détail n’a été oublié, et que la présentation globale répond effectivement aux attentes de chacun.

Répertoriez et organisez vos sources de données à importer sous Excel

Une fois les objectifs déterminés avec précision et l’esquisse de votre tableau de bord validée, il est temps de vous atteler à la préparation de son contenu. Pour cela, commencez par répertorier et organiser toutes les sources de données dont vous aurez besoin, toujours si possible avec la participation des futurs utilisateurs du tableau.

Une fois les sources de données les plus pertinentes choisies, déterminez combien de feuilles de données Excel seront nécessaires pour bien les classer et les organiser. Cela peut se faire selon différents critères tels que par exemple :

  • Le type de données ;
  • Leur fréquence de mise à jour ;
  • Leurs interdépendances ;
  • Etc.

Structurez également vos tableaux de données pour qu’ils soient immédiatement exploitables dans Excel, avec des titres de colonnes explicites, un format adapté etc. Si les sources de données sont nombreuses et/ou mises à jour très souvent, vous aurez tout intérêt à utiliser une connexion directe à votre base de données.

Faites la règle de 4 de votre tableau de bord!

Une fois toutes ces étapes accomplies, il ne vous reste plus qu’à faire le test 😉

Votre tableau de bord est-il :

  • pertinent : le tableau de bord répond-il aux décisions et objectifs définis ?
  • personnalisé :  le tableau de bord est-il personnalisé à chaque profil utilisateur. Un tableau de bord répond à des problématiques bien précises d’un profil, et ne sera donc pas adapté à un autre. 
  • efficace : avez-vous choisi une représentation graphique qui permet de comprendre/analyser/décider le plus rapidement possible, selon la nature :
    • du caractère de l’analyse (comparaison, évolution, exploration, prédictivité, …)
    • de la quantité d’informations : on ne représente pas de la même manière 5, 10, 100 ou 1 000 000 de données
    • de la maturité (analytique et fonctionnelle) des utilisateurs 
    • du device utilisé : sur un smartphone, on privilégie les analyses rapides (chiffres du jour, priorités du moment, actions à venir, …) alors que sur un grand écran, on privilégie les analyses plus macro (chiffres du mois, challenges sur l’année, avancement des projets, …) 
  • exact : un tableau de bord, pertinent, efficace et personnalisé ne sera utile que si les données utilisées sont exactes. La moindre erreur est donc susceptible de provoquer de mauvaises décisions. Et plus le tableau de bord sera pertinent, efficace et personnalisé, plus l’impact négatif sera fort en cas d’erreur sur les données

On ne va rien vous cacher : comme Excel est très souvent utilisé chez nos clients, nous intégrons régulièrement des tableaux de bord existants. Ceux-ci sont ainsi facilement repris dans les applications métiers que nous concevons pour eux. Ces derniers deviennent ainsi rapidement des outils opérationnels. Ils sont aussi tout terrain! Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter!

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