1. La gestion de projet c’est avant tout de la communication. L’activité principale du chef de projet doit être de communiquer. Pour cela, il doit avoir à sa disposition les informations clés concernant l’état du projet. A savoir, le suivi de l’avancement, le passage des principaux jalons, les étapes passées , les prochaines étapes, les verrous éventuels, les freins, les risques, … Cela nous amène au second point.
2. Utiliser des outils adaptés permettant de collecter l’ensemble des informations sur l’avancement des différents chantiers composant le projet, de recenser les risques, de suivre les budgets, … L’idéal étant que ces outils soient collaboratifs, utilisables par toutes les parties prenantes du projet internes comme externes.
3. Prendre le temps de l’étude et de la planification du projet. Trop souvent, les directions de projet confondent vitesse et précipitation. Elles se lancent très rapidement dans la phase de réalisation sans prendre le temps nécessaire et suffisant de programmer le projet. La phase d’étude et de planification peut représenter jusqu’à 50% du temps du projet. Il s’agit de lister l’ensemble des chantiers à mener, identifier les actions, les acteurs, les besoins en ressources internes et externes, les liens entre les différentes actions, … A l’issue de cette phase, il ne doit plus y avoir d’ambiguïté sur le fameux « qui fait quoi quand comment » du début à la fin du projet.
4. Rester dans une logique de projet et seulement de projet. Un projet est une activité temporaire pour créer un produit, un service ou un résultat unique. Le projet doit être réalisé dans un timing donné avec une date de début et une date de fin. Pour rester dans une logique de projet, il convient d’identifier dés le départ le résultat attendu, les macros-besoins à couvrir et veiller à contenir les actions à réaliser dans cet objectif. Un changement de périmètre implique de redéfinir les fondamentaux du projet (planning, ressources) ou bien de créer un nouveau projet.
5. Identifier et suivre les risques. Un projet n’est pas un long fleuve tranquille où tout se déroulera comme prévu du début à la fin. Dés le démarrage du projet puis régulièrement, il est important que l’équipe projet se réunisse et identifie les actions qui pourraient ne pas se passer comme prévu, que ce soit pour des causes internes au projet ou externes. Une classification des risques selon des critères permet de ne traiter que les risques les plus critiques. Leur traitement consiste à définir et mettre en œuvre un plan d’actions pour annuler les causes de provenance du risque ou bien réduire l’impact du risque s’il se présente.