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Une application métier RGPD pour un cabinet d’avocats

Digitaliser des prestations de mise en conformité RGPD

Quand une application personnalisée, GDPR Workplace, permet à un cabinet d’avocats de proposer une prestation différenciante d’accompagnement à la mise en conformité RGPD

Contexte : un processus de mise en conformité chronophage

Depuis la mise en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 Mai 2018, les organismes publics et entreprises privées ont à se mettre en conformité et démontrer qu’elles respectent leurs nouvelles obligations . Ce processus de mise en conformité peut être dans les faits extrêmement chronophage. Notre Client, cabinet d’avocats, souhaitait disposer d’une solution lui permettant de proposer une prestation outillée différenciante sur le marché. L’objectif était de libérer du temps des équipes internes et/ou externes mobilisées sur le projet afin qu’elles puissent se focaliser sur les travaux pour lesquels leur expertise est essentielle.

Comment proposer une prestation d’accompagnement outillée

Notre Client souhaitait ainsi digitaliser différentes taches chronophages et/ou sans valeur ajoutée, comme le recueil des informations associées à chacun des traitements identifiés, la consolidation de ces informations pour la constitution des fiches de traitements, l’alimentation des PIA avant finalisation et enfin, l’analyse et la priorisation des risques.

L’application avait pour objectifs principaux de faciliter le recueil de l’information sur les traitements pour la constitution du registre ainsi que l’identification des risques et la priorisation des actions à mener. Elle devait également permettre de réaliser rapidement les études d’impact nécessaires, piloter et documenter de façon centralisée son plan d’actions de mise en conformité ainsi que les actions menées pour garantir le droit des personnes.

Une application couvre les phases de diagnostic et de maintien de la conformité RGPD

L’application a été conçue pour répondre aux spécificités de la directive RGPD concernant la protection des données personnelles des utilisateurs et couvre les phases de diagnostic et de maintien de la conformité :

Diagnostic : questionnaire en ligne de recueil d’information avec des questions simples à renseigner, une alimentation automatisée de chaque fiche de traitement pour validation. Il devient simple et rapide de constituer les fiches du registre des traitements

Cartographie des risques avec des outils de data visualisation intuitifs simplifiant l’analyse des risques et la priorisation des actions à mener

A partir des informations validées pour chaque fiche de traitement, production automatique non seulement la liste des traitements nécessitant une analyse d’impact mais aussi la liste des points justifiant cette analyse, sachant que La cartographie des risques est automatiquement mise à jour dès que l’analyse d’impact est validée

Suivi des actions de mise en conformité avec la création des chantiers à la main du DPO et la création d’étiquettes spécifiques afin de faciliter le pilotage. Un dispositif de messagerie, dédiée à chaque action, favorise par ailleurs le travail collaboratif et les échanges de façon simple et rapide.

Suivi des demandes et des violations de données permettant que toute l’information relative aux éventuelles violations de données ou demandes reste documentée et centralisée au sein de l’application (le détail des incidents rencontrés, les mesures correctives entreprises, les informations transmises, les déclarations communiquées à la CNIL, …)

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