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Une application métier de suivi de commandes pour la distribution

Optimiser le traitement de commandes pour faciliter le travail des équipes et le suivi de l’activité

Quand une application personnalisée permet à l’équipe Administration des ventes de la centrale d’achats d’un acteur de la distribution de fluidifier, de rendre plus efficaces et rapides le traitement et le suivi des commandes

Contexte : une visibilité et une cohérence de plus en plus difficile du traitement et du suivi des commandes

L’équipe Administration des ventes gère le traitement et le suivi des commandes fournisseurs. Les collaborateurs de cette équipe sont répartis sur deux sites et peuvent être amenés à intervenir à des moments différents du processus métier, avec des difficultés grandissantes de fluidité et de cohérence dans le traitement et le suivi des commandes.

Comment centraliser et rendre plus fluide le traitement des commandes pour faciliter le travail des équipes et permettre un suivi de l’activité ?

L’équipe Administration des Ventes souhaitait ainsi s’équiper d’une solution qui remplace le processus de traitement d’une commande en place, réalisé au travers de multiples outils (email, outil de communication interne, ERP, espace de stockage partagé, excel,…). L’objectif recherché était que l’information liée aux commandes ne soit plus éparpillée. Afin d’éviter que l’activité de chacun des collaborateurs ne perde en efficacité et en réactivité, elle souhaitait un dispositif favorisant les échanges ainsi que les recherches pour trouver les bonnes informations. Le pilotage de l’activité par le management devait être facilité.

Une plateforme de gestion des commandes

L’application en place permet de façon intuitive de:

  • Visualiser le portefeuille des commandes
  • Visualiser les commandes par étapes et au sein d’un planning
  • Récupérer des informations issues de l’ERP
  • Traiter les commandes en qualifiant des informations différentes selon les étapes de la commande
  • Échanger en direct avec les contributeurs d’une commande
  • Historiser les échanges
  • Gérer et centraliser les pièces jointes
  • Notifier les collaborateurs selon les évènements définis
  • Piloter l’avancement des commandes au travers de tableaux de bord

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