NAOS est un laboratoire cosmétique français fondé en 1977, présent dans 130 pays et classé dans le Top 50 mondial du secteur. L’entreprise conçoit et fabrique trois marques (Bioderma, Institut Esthederm et Etat Pur) depuis un site de production unique à Aix-en-Provence, avec près de 3 600 collaborateurs et 80 familles de brevets à son actif.
La direction Risk Management et Contrôle Interne de NAOS couvre un périmètre étendu : gestion des risques, contrôle interne, audit interne et conformité réglementaire, avec un rattachement direct à la direction générale et au comité d’audit.
Le Groupe NAOS pilotait sa gestion des risques sur Excel, PowerPoint et Word. Avec des obligations réglementaires de plus en plus nombreuses, cette organisation atteignait ses limites sur trois points :
“Nous avions des difficultés à créer du lien lorsque nous avions des sujets communs avec plusieurs chaînes de valeur, du fait de ne pas être bien outillé. On travaillait beaucoup sur Excel, PowerPoint, Word, donc si on changeait quelque chose dans une slide, il ne fallait pas oublier de changer dans une autre. C'était une vraie gymnastique et ça amenait potentiellement à de l'erreur humaine.”
Sans outil commun, responsabiliser les équipes au bon niveau de leur chaîne de valeur était complexe. L’implication des opérationnels dans la démarche de gestion des risques et de contrôle interne reposait entièrement sur des échanges manuels coordonnés par le Département Gestion des Risques et Contrôle Interne.
Les besoins de reporting et de KPI précis se faisait de plus en plus ressentir. L’entreprise ne pouvait plus y répondre avec les outils en place, ni pour les comités d’audit, ni pour le suivi interne des plans d’action.
Dès le départ, NAOS avait une conviction forte dès le départ : l’outil devait s’adapter à sa méthodologie, pas l’inverse. L’entreprise a partagé ses working papers existants et les a reconstruits en automates sur la plateforme Values Associates.
Le déploiement de la plateforme a été séquencé par modules (gestion des risques et contrôle interne en premier, audit interne en cours) pour permettre à chaque équipe de prendre en main le dispositif avant d’élargir le périmètre. La plateforme couvre aujourd’hui :
Le changement le plus concret pour les équipes NAOS : le temps libéré par l’automatisation des tâches répétitives est désormais consacré à l’analyse, à l’évaluation des risques et au lancement de campagnes d’auto-évaluation qui n’étaient pas envisageables avant.
“Cela nous a fait gagner du temps et de la pertinence. On embarque plus facilement les opérationnels que via des fichiers Excel, PowerPoint dont ils n'ont pas forcément la mainmise. Cela permet de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée : l'analyse, l'évaluation des risques, faire de nouvelles cartographies, lancer des auto-évaluations, ce qu'on ne faisait pas toujours avant ou de cette manière.”