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Compliance : comment digitaliser vos activités pour sécuriser la conformité de votre entreprise

Compliance : et si le métier de Compliance Officer c’était maintenant de ne plus se conformer aux bonnes vieilles méthodes de travail ?

Votre métier de Compliance Officer est d’anticiper les risques de non-conformité mais avez-vous anticipé ce tout ce qu’un outil digital peut vous apporter ?

Si les fondamentaux de la fonction Compliance s’appuient sur un socle commun, l’approche et les processus de Compliance déployés au sein de chaque organisation tiennent compte du contexte spécifique et des orientations retenues par chacune d’elles.

Le principe d’un logiciel no code est qu’il vous permet de personnaliser en toute autonomie l’intégralité de votre outil. Il facilite la digitalisation rapide de vos activités. Cette approche est particulièrement adaptée aux activités de conformité, au périmètre très large par nature: activités de prévention, de mise en œuvre et de suivi du contrôle, de reporting, de restitution notamment auprès des régulateurs. Ceci est déterminant dans un environnement en constante évolution. L’apport en complément de la datavisualisation permet de piloter de façon performante.

En synthèse, vous gagnez du temps en automatisant les taches chronophages, vous sécurisez votre activité, Vous communiquez autour de vos travaux de façon percutante.

 

Élaborez votre processus de compliance

Le no code vous permet de transposer en toute autonomie votre processus conformité sur un outil digital. Vous avez à votre disposition une interface de paramétrage, simple à utiliser, ne demandant aucune compétence informatique. Vous avez la main pour personnaliser votre outil pour qu’il soit le reflet du fil rouge de votre activité. Vous concevez l’outil qui répond aux spécificités de votre fonction. Vous transposez notamment les activités et taches qui peuvent être automatisées. Vous accélérez par exemple les délais de collecte d’informations, en paramétrant pour chaque interlocuteur concerné les étapes de notification, de relance, de revue et de validation.

Vous centralisez dans un outil unique la documentation compliance relative à vos activités. Qu’il s’agisse par exemple de votre charte éthique, votre code de conduite, votre référentiel de conformité ou votre base d’incidents. L’ensemble de ces informations sont accessibles en temps réel selon les règles et habilitations que vous avez définies.

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Déployez votre plan de compliance

Avec un outil digital centralisé, il vous est plus facile de communiquer sur la documentation compliance que vous avez constituée ainsi que sur les procédures associées. L’accès à ces informations est en effet intuitif, organisé selon les besoins et attentes de chacun, reprenant les codes des applications utilisées à titre personnel. Pas de commande spécifique à connaitre, d’arborescence complexe,… Vous pouvez garantir par ailleurs la fiabilité des éléments mis à disposition de chacun. Vous êtes en effet autonome sur les modalités d’actualisation des supports avec la possibilité de créer des process de modification, revue et validation des informations totalement à votre main.

Par nature collaboratif, un outil digital simplifie l’animation et la coordination de vos groupes de travail et de vos comités conformité. Vous gérez les calendriers, les ordres du jour, les documents associés à chaque réunion. Vous gérez en amont les demandes d’informations éventuelles, avec tout le dispositif de notification et de relances associées. Vous gagnez du temps sur des taches chronophages sans valeur ajoutée. Vous gagnez en performance et en visibilité.

Vous planifiez vos campagnes de contrôle en personnalisant l’ensemble des éléments pertinents : objectif, calendrier, contributeurs, prérequis,…Vous assurez la documentation des travaux dans l’outil et garantissez l’historisation et la traçabilité des informations. Vous centralisez dans l’outil les éléments de commentaires qui éclairent votre analyse de l’existant. Des liens avec votre cartographie des risques peuvent être organisés simplement.

Vous pouvez créer des questionnaires d’évaluation ou d’auto-évaluation, par exemple sur l’application de votre charte éthique ou du référentiel de conformité. Vous êtes autonomes pour créer vos formulaires et paramétrer vos règles de traitement et d’évaluation. Vous accélérez vos travaux d’évaluation du dispositif de contrôles. Vous vous concentrez sur l’analyse de l’existant et la formulation d’actions correctives. L’utilisation de data visualisations permet notamment d’identifier plus rapidement les zones à risques, les écarts de non conformité.

Organisez les plans de remédiation liés à votre activité de compliance et animez le réseau de vos contributeurs

Vous définissez votre plan de remédiation via des fonctionnalités de planification et de suivi des actions. Là encore, tout est à votre main afin que le fil conducteur de vos travaux ainsi que leur restitution s’adaptent au mieux à votre contexte et à votre façon de travailler. Vous êtes autonome pour créer les différents champs, selon la structure et le formalisme qui sont les vôtres. Qu’il s’agisse par exemple de la conception et de l’animation de sessions de communication ou de formation à la compliance, tout peut être organisé en toute autonomie pour planifier les ateliers et groupes de travail : éléments logistiques, documents de référence, notifications,… De la même façon, vous constituez le suivi et le reporting de ces actions : évaluations des ateliers via des questionnaires web totalement paramétrables, analyse des impact,… Vous mettez à jour votre cartographie avec des liens vers les éléments ad-hoc. Vous renforcez l’impact de votre support méthodologique auprès des équipes opérationnelles.

L’accès aux informations via un outil digital attractif facilite et sécurise vos travaux en tant que Compliance Officer. Il favorise par ailleurs l’adhésion de vos interlocuteurs à la démarche de conformité. Un levier fort pour l’animation du réseau des contributeurs à votre activité de compliance.

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Pilotez votre activité de compliance et donnez de la visibilité à votre fonction

A tout instant, vous avez une vue 360° sur l’état d’avancement de vos travaux. Les représentations graphiques et animées donnent une vue immédiate des points saillants de vos contrôles. Vous naviguez en exploitant la panoplie de filtres et de critères d’affichage qui facilitent l’analyse et la communication des messages clés.

Documentez et préparez les contrôles des régulateurs

Avec les possibilités de personnalisation offertes par le no code, vous êtes autonomes pour paramétrer les éléments de contenu et de formalisme qui constitueront la trame de vos différentes restitutions et rapports. Les délais d’élaboration et d’alimentation de vos rapports sont notamment considérablement réduits. Vous pouvez associer à votre dispositif un processus de revue et de validation afin de sécuriser la diffusion. A titre d’illustration, le module que nous avons développé sur les enjeux Sapin 2 en partenariat avec Mazars automatise la constitution du dossier pouvant être remis en l’état à l’AFA, selon le formalisme du questionnaire de l’Agence. Les différentes pièces jointes associées sont également gérées de façon digitalisée.

Solution et application de datavisualisation

Qu'est-ce que le no code pour les activités de compliance?

Le no code marque un tournant important dans le monde du logiciel. Il permet en effet à un utilisateur sans compétence informatique de développer son application, de façon autonome. Aucune ligne de code n’est désormais requise. En tant que Compliance Officer, vous n’avez qu’à personnaliser votre outil, grâce à une interface visuelle et intuitive. Vous paramétrez facilement les fonctionnalités utiles à vos travaux. Vous pouvez les faire évoluer en toute autonomie, selon les changement réglementaires notamment.

Pourquoi le no code est il un levier de performance de votre fonction?

Avec le no code, vous personnalisez vos méthodes de travail et l’organisation de vos activités et celles de vos différents contributeurs. Compte tenu de la diversité des environnement réglementaires et normatifs, et de leur perpétuelle évolution, l’approche no code est ainsi particulièrement adaptée aux enjeux spécifiques de la Compliance.

Pourquoi la datavisualisation est elle utile aux activités de compliance?

Traiter un nombre important de données devient rapidement un objectif difficile à atteindre pour un non expert de la donnée. Manier des tableaux excel peut vite s’avérer complexe et ardu. Les fonctionnalités de data visualisation permettent une restitution non seulement visuelle mais également dynamique des données. Les possibilités de filtres, de zooms permettent de simplifier la communication autour de situations complexes. Elles permettent par ailleurs de naviguer au gré des investigations et des besoins d’analyse.

Une formation est-elle nécessaire pour la maitrise du logiciel?

Simple à utiliser, le logiciel a été développé en reprenant les principes d’ergonomie et de fonctionnement des applications que vos contributeurs et vous-mêmes utilisez dans votre quotidien personnel. Aucune formation n’est nécessaire. Notre équipe d’accompagnement est par ailleurs à vos côtés pour vous assister au mieux si nécessaire, que ce soit lors des premières phases de prise en main ou ultérieurement.

Comment sont garantis les enjeux de sécurité?

L’hébergement de notre logiciel s’effectue sur le territoire français. L’architecture de la solution est totalement sécurisée : SSL 2048 bits, OWASP Compliant, hébergement ISO 27001 (en option), anti-DDOS System, alertes automatiques, monitoring des serveurs, systèmes redondés, doubles sauvegardes quotidiennes. Pour tout savoir sur nos garanties de sécurité CTA (page sécurité)

Comment est assurée la cohérence avec les outils que vous utilisez par ailleurs dans le cadre de votre activité de compliance?

Les différents logiciels, internes ou externes, peuvent être interfacé au logiciel via une API.

La réversibilité de vos données est-elle assurée?

La restitution de l’intégralité de vos données est assurée sous un format standard, pouvant être lu sans difficulté.

L'import de données est-il possible?

Il est possible d’importer tout type de données en format csv, fichiers plats, extractions de bases de données. L’intégration avec des logiciels externes ou internes est gérée via une API.

Les points forts de l’offre

Vous donner une vision globale et centralisée de vos activités
Vous faire gagner du temps dans la collecte, le traitement, l’analyse et la communication des informations, grâce à une digitalisation de l’approche et des procédures
Favoriser le collaboratif au sein de votre organisation et et renforcer la qualité de vos activités

Solution et application de datavisualisation

100%
simple et intuitif

L’expérience utilisateur avant toute chose : tout est intuitif, visuel, simple et facile d'utilisation

100%
sécurisé

Aucune impasse sur les enjeux de sécurité, de pérennité et de respect de vos pré-requis IT

100%
évolutif

Des applications bénéficiant d'une innovation en continu, grâce aux 15% de notre chiffre d’affaires dédiés à la R&D

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La conception, le développement, la maintenance et l'hébergement gérés en France, entre Paris et Nevers

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Des possibilités infinies de personnalisation de votre application, fonctionnalités et ergonomie

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