Un logiciel de gestion des cadeaux et invitations tout-en-un qui centralise et simplifie le processus de déclaration, tout en s’adaptant aux spécificités de votre structure.
Intégrez les éventuelles particularités de votre organisation liées aux différentes catégories de cadeaux et d’invitations, qu’ils soient offerts ou reçus, assurant ainsi une gestion précise et conforme aux spécificités de chaque situation.
Une fois les informations initiales de la déclaration complétées, un contrôle automatisé vérifie sa conformité avec les politiques internes de votre organisation, garantissant ainsi une première couche de validation.
Si le contrôle automatisé identifie la nécessité d’une validation, la déclaration est alors escaladée, ajoutant un niveau de vérification humaine. Pour les cas plus complexes ou sensibles, des validations supplémentaires peuvent être requises.
Assurez une communication régulière avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les différentes étapes de votre dispositif et vous permettant d’évaluer et gérer les déclarations de cadeaux et d’invitations au sein de votre organisation.
Centralisez toutes vos informations depuis le registre des déclarations de cadeaux et invitations, acceptées et refusées dans votre organisation jusqu’à la piste d’audit des changements d’évaluation effectués pour une déclaration.
Configurez votre espace de travail en personnalisant les champs, la confidentialité et le niveau d’information, avec la possibilité d’ajouter, de supprimer ou de renommer des champs de demande de cadeaux ou d’invitations, tout en définissant des champs obligatoires et en créant des liens avec des référentiels spécifiques, comme les types de cadeaux et invitations.
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Promulguée en 2016, la loi Sapin 2 a pour objectif de réguler les pratiques professionnelles et de limiter les risques de corruption au sein des entreprises, des collectivités, et des administrations.
Elle impose la mise en place de dispositifs et de contrôles spécifiques pour encadrer ces pratiques. Selon l’Agence Française Anticorruption (AFA), un cadeau ou une invitation se définit comme un bien ou un service offert sans attendre de contrepartie, nécessitant ainsi des contrôles appropriés.
En France, l’échange de cadeaux et d’invitations est une pratique courante et autorisée, visant à maintenir de bonnes relations professionnelles avec divers partenaires. Cependant, cette pratique comporte des risques de corruption, tant pour les secteurs publics que privés. Le contrôle instauré par la loi vise à identifier tout dépassement des limites acceptables, qui pourrait transformer un simple geste commercial en un acte de corruption ou de trafic d’influence.
Il est à noter que la loi Sapin 2 ne fixe pas de directives précises concernant ces limites acceptables.
L’Agence Française Anticorruption (AFA) a publié des guides pour aider les organisations publiques et privées à distinguer entre les cadeaux et invitations professionnels légitimes et la corruption. L’AFA définit un cadeau professionnel comme un bien ou un service offert sans attendre de contrepartie. Si une contrepartie dissimulée existe ou si le cadeau ou l’invitation est disproportionné en montant ou en fréquence, cela peut être considéré comme un acte de corruption.
Pour se conformer à la loi Sapin 2, l’AFA recommande aux organisations de formaliser une politique interne sur les cadeaux et invitations. Cette politique doit préciser les règles concernant l’offre et l’acceptation de cadeaux pour prévenir toute dérive vers la corruption.
Assurez un suivi en temps réel et tout en anticipant les risques de dépassement des seuils légaux (loi Sapin 2).
Grâce à la datavisualisation et aux tableaux de bord dynamiques, le pilotage et le contrôle deviennent plus efficaces.
De plus, le module permet de personnaliser les règles d’acceptation, adapter les procédures d’autorisation et gérer la volumétrie des demandes, assurant une gestion fluide et conforme à vos besoins.
Le module Cadeaux et invitations peut être couplé aux autres modules de la solution logicielle dédiée à Sapin 2 développée par Values Associates, couvrant l’ensemble des activités de maîtrise des risques.
Mandataires sociaux et dirigeants de l’entreprise, élus de la collectivité, salariés, agents de droit public et de droit privé, collaborateurs occasionnels (intérimaires, apprentis, stagiaires…), tiers (fournisseurs, intermédiaires…), etc.
À partir d’exemples concrets, la politique interne définit précisément les motifs qui justifient l’offre ou la réception de cadeaux et d’invitations (stratégie de relations publiques, parrainage, mécénat, missions de représentation et de protocole…) Elle détermine la nature, le montant et la fréquence acceptables des cadeaux et des invitations offerts et reçus. Elle décrit les situations dans lesquelles il est strictement interdit d’en recevoir (procédure d’appel d’offre ou de marché public, cadeau impliquant un proche…).
Selon la nature et le montant du cadeau ou de l’invitation, la Direction peut déléguer aux collaborateurs la décision de l’accepter ou de le refuser. Elle peut aussi exiger l’autorisation du responsable hiérarchique, voire de l’équipe conformité/compliance. La mise en place d’un registre interne facilite le suivi et le contrôle des cadeaux et invitations offerts et reçus.
La gestion des cadeaux et des invitations offerts et reçus est cruciale pour maintenir la transparence, l’intégrité et la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes, telles que les lois anti-corruption. Elle aide à garantir que les relations d’affaires restent professionnelles et éthiques.
Un logiciel de gestion des cadeaux et invitations est une application qui permet aux organisations de tracer, arbitrer, enregistrer et gérer l’intégralité des cadeaux et invitations selon les politiques définies pour chacune d’elles. Ce logiciel aide à centraliser les informations sous forme d’un registre des cadeaux etr invitations.
Les principaux avantages incluent :
Un logiciel paramétré selon les spécificités qui sont les vôtres garantit que les cadeaux et invitations offerts et reçus sont arbitrés et documentés conformément aux politiques de votre organisation. Le logiciel peut notamment intégrer des règles et des seuils pour signaler automatiquement les cadeaux et invitations qui pourraient poser des problèmes de conformité.
En fournissant des rapports détaillés et facilement accessibles sur les cadeaux et invitations offerts et reçus, le logiciel permet aux différentes parties prenantes de vérifier facilement la conformité aux règles et politiques édictées au sein de l’organisation.
