Un logiciel de questionnaire AFA qui centralise, automatise, et personnalise vos évaluations, tout en assurant un suivi en temps réel pour une conformité optimale.
Les contributeurs au niveau central pré-remplissent le questionnaire. A ce stade, les réponses sont renseignées pour les questions impliquant une réponse commune à l’ensemble des structures.
Il est également possible d’indiquer pour quelle(s) entité(s) une réponse est valable et commencer ainsi à décliner le questionnaire pour les différentes filiales.
Ces contributeurs de différents services viennent compléter le questionnaire pour tenir compte des spécificités de leur entité et alimentent questions qui n’ont pas été traitées au niveau central.
Certaines de ces questions de lutte contre la corruption peuvent requérir, au sein des unités, l’intervention de collaborateurs plus spécialisés (RH, comptabilité, achats …). Une fonctionnalité permet dans ce contexte de solliciter les collaborateurs ad-hoc des différents départements. Ces derniers accèdent à la plateforme pour intervenir uniquement sur le périmètre sur lequel ils sont sollicités. Grâce à notre logiciel intuitif et facile d’accès, ils n’auront pas besoin de formation pour intégrer leurs données.
L’équipe du Siège reprend la main après validation des éléments à enrichir par une entité.
Assurez une communication régulière avec toutes les parties prenantes par le biais d’indicateurs et de reporting couvrant les différentes étapes de votre dispositif et vous permettant d’évaluer et gérer l’alimentation du questionnaire au sein de l’intégralité de votre organisation.
Centralisez votre activité depuis les registres des réponses apportées, la piste d’audit des changements effectués pour une question… Une restitution de l’ensemble des réponses au questionnaire de contrôle de l’AFA avec l’ensemble des pièces jointes associées, sont consolidées dans un fichier PDF structuré. Ce fichier peut être communiqué en l’état à l’Agence Française Anticorruption (AFA).
Assurez un suivi de vos déclarations de questionnaire en ayant une vue liste de votre activité globale avec des filtres
"Une excellente coordination pour atteindre nos objectifs"
"C'est un véritable plaisir de travailler avec vous"
"L'équipe se distingue par sa grande réactivité"
"Réactive et flexible"
"La flexibilité de leur solution et la qualité de leur accompagnement"
"Values Assocites a su apporter une réponse adaptée à nos besoins"
"Extrêmement satisfait"
Préalablement à la réalisation de ses contrôles, l’AFA transmet à la future entité contrôlée tout ou partie d’un questionnaire rendu public. Si l’entité contrôlée est unique, l’administration du questionnaire est relativement simple. En revanche, cet outil simplifie et accélère la tâche et le programme de mise en conformité des entreprises contrôlées pour les organisations plus complexes, notamment les entreprises disposant de plusieurs entités, filiales, unités commerciales ou activités, qui nécessitent des réponses différenciées (gouvernance, contrôles comptables, effectifs…).
La Loi Sapin 2 impose à certaines entreprises des obligations en matière de prévention de la corruption, et l’AFA joue un rôle central dans la mise en œuvre de ces obligations. Le questionnaire AFA est un outil développé par l’agence pour évaluer les dispositifs anti-corruption des entreprises assujetties.
100 % sécurisé, il offre une solution performante pour une politique rigoureuse et efficace en matière de prévention et de détection de la corruption, tout en respectant la confidentialité des données de vos collaborateurs.
Gérez efficacement vos processus de conformité grâce au module dédié. Centralisez, automatisez, analysez vos données et prévoyez des alertes pour une conformité totale et une gouvernance optimisée, tout en favorisant une transparence et une efficacité accrues au sein de votre organisation.
Déployé seul ou en complément des autres modules proposés par notre suite logiciel Sapin 2, le logiciel de questionnaire AFA contribue à renforcer la gouvernance et à protéger votre organisation des risques de non-conformité.
L’entreprise soumise à un contrôle de l’AFA est informée par courrier du lancement du contrôle et des agents de l’AFA en charge de celui-ci.
Les contrôles se déroulent en 2 phases successives : un contrôle sur pièces durant laquelle l’entreprise soumet la documentation demandée par l’AFA puis un contrôle sur place qui consiste en une série d’entretiens dans les locaux ou à distance.
A l’issue du contrôle, un rapport est établi comportant les observations de l’AFA pouvant donner lieu à des constats de manquement lorsque les exigences relatives à l’existence, à la pertinence et à l’efficacité du dispositif ne sont pas remplies.
Après réception de ce rapport, l’entreprise a deux mois pour faire part de ses commentaires. Sur cette base, l’AFA établit son rapport définitif. Selon les manquements constatés dans ce rapport, le directeur de l’AFA choisit d’émettre un avertissement ou de saisir la commission des sanctions.
L’AFA distingue plusieurs types de contrôles. Les contrôles « globaux » couvrent les huit mesures et procédures de la loi Sapin II tandis que les contrôles « thématiques » portant sur une sélection de mesures comme la cartographie des risques de corruption, les procédures d’évaluation des tiers, ainsi que, systématiquement, l‘implication de l’instance dirigeante et l’organisation de la fonction conformité.
L’obligation de mise en conformité porte sur l’ensemble des filiales d’un groupe, qu’elles soient situées en France ou à l’étranger. Les demandes de l’AFA peuvent donc concerner l’ensemble de ces filiales. Les réponses devront donc être en principe déclinées par filiale.
En pratique, il n’est pas rare que les contrôles de l’AFA ciblent uniquement un périmètre de filiales défini, ce qui permet de circonscrire l’étendue des documents à communiquer. Il est donc important de déterminer, en lien avec les agents en charge du contrôle, le périmètre couvert par le contrôle.
Le questionnaire de l’AFA comprend près de 180 questions d’importance et de densité inégales. Le délai pour communiquer les documents est relativement court, entre 15 et 30 jours. Les entreprises éprouvent souvent des difficultés à obtenir de leurs filiales la documentation nécessaire dans un délai si contraint.
Il est donc important pour une entreprise de se préparer à l’éventualité d’un contrôle en préparant les réponses attendues et en centralisant les documents. Cela est d’autant plus important que les questions sont transversales et concernent différentes directions, branches ou filiales d’une entreprise.
La durée des contrôles de l’AFA varie selon plusieurs facteurs, en particulier le type de contrôle, global ou thématique, la complexité des activités de l’entreprise et le nombre de filiales couvertes par le contrôle. Les contrôles s’étalent ainsi parfois sur une année.
Après réception de l’avis de contrôle, l’entreprise dispose d’un délai de 15 jours pour communiquer les documents demandés par l’AFA. S’ouvre alors une première phase de contrôle « sur pièces » puis une seconde phase de contrôle « sur place ». A l’issue de ces deux phases, l’AFA établit un rapport provisoire. L’entreprise dispose alors d’un délai de deux mois pour soumettre ses commentaires. Un rapport définitif est ensuite adressé à la société à l’issue duquel un avertissement peut être prononcé par le directeur de l’AFA. Ce dernier peut également décider de saisir la commission des sanctions lorsque les manquements constatés sont multiples.
A noter qu’un contrôle de l’AFA peut donner lieu une ou plusieurs années après à un contrôle « de suite » visant à vérifier la mise en œuvre des recommandations contenues dans le rapport définitif.
Un logiciel de questionnaire AFA (Agence Française Anticorruption) est un outil numérique conçu pour aider les entreprises et les organisations à évaluer et à démontrer leur conformité aux exigences de la loi Sapin 2 en matière de lutte contre la corruption. La loi Sapin 2, adoptée en décembre 2016, impose aux entreprises françaises de mettre en place un dispositif de prévention de la corruption, y compris des procédures de contrôle interne et des audits.
